Просмотр исходного текста страницы Методические рекомендации по учету кадров (УАУ8)

[[Категория:Зарплата и кадры (УАУ8)|*16]]
{| vlign="top"
| __TOC__
|}
Работу кадровой службы можно разделить на три этапа:
# Первоначальные настройки кадрового учета, заполнение справочников.
# Текущая работа с кадровыми документами.
# Настройка и формирование кадровых отчетов.

== Первоначальные настройки ==

=== Настройка графиков работы организации ===
Если все сотрудники организации работают по одному графику, то достаточно настроить один график работы организации.

Справочник «Графики работы организаций» находится в разделе ЗАРПЛАТА И КАДРЫ — '''Справочники и настройки (УАУ)'''.

Создайте новый график и заполнить его по производственному календарю. Если организация не использует производственный календарь РФ, подберите нужный календарь из классификатора. 

Для настройки индивидуального графика организации в окне «Настройка графика работы» поставьте галочку «Индивидуальный».

: [[Файл:График работы организации.png|Настройка графика работы организации]]

Если в программу были перенесены данные о начислениях и отработанном времени сотрудников за предыдущий год для расчета среднего заработка, нужно заполнить график за предыдущий год. Это необходимо для того, программа выполняла автоматический расчет начислений по среднему заработку.

=== Настройка штатного расписания ===
Утвердите штатное расписание с помощью документа [[Документ "Изменение штатного расписания" (УАУ8)|«Штатное расписание»]].

=== Настройка отпусков ===
Введите сведения о количестве дней отпуска, предоставляемых сотрудникам организации. Эти данные нужны для учета остатков отпусков.

Справочник «Виды отпусков» находится в разделе ЗАРПЛАТА И КАДРЫ — '''Справочники и настройки (УАУ)''' — '''Настройки отпусков'''.

: [[Файл:Настройка отпусков 1.png]]


: [[Файл:Настройка отпусков 2.png]]

=== Виды стажа ===
В программе есть справочник [[Справочник "Виды стажа" (УАУ8)|«Виды стажа»]] с предопределенными видами стажа. Если в организации используется иной вид стажа, его можно добавить.

: [[Файл:Справочник Виды стажа.png|Справочник «Виды стажа»]]

=== Тарифные разряды ===
Если организация использует тарифную систему оплаты труда, необходимо заполнить данные о тарифных разрядах и ставках (ЗАРПЛАТА И КАДРЫ — '''Справочники и настройки (УАУ)''' — '''Тарифные разряды''').

== Заполнение справочников ==
=== Справочник «Физические лица» ===
Справочник физических лиц может быть заполнен следующими способами:
* созданием физлиц непосредственно в справочнике;
* при создании документа «Прием на работу» при добавлении нового сотрудника программа создает соответствующее ему физическое лицо.

В карточке физлица необходимо заполнить все нужные сведения: персональные данные, контактная информация, данные об образовании, семейном положении и составе семьи, профессии, стаже и трудовой деятельности, о лицевых счетах сотрудников или банковских счетах, если расчеты с сотрудником ведутся без использования зарплатного проекта.

{{notice|Не забудьте получить согласие сотрудника на обработку его персональных данных. Для этого используйте документ «Согласие на обработку ПДн».}}

=== Данные о стаже ===
Данные о стаже находятся в карточке физического лица (открывается из справочника «Физические лица») на закладке «Стаж и трудовая деятельность».

Данные можно заполнить двумя способами: 
* Создать записи согласно трудовой книжке в верхней табличной части. Нажмите кнопку '''''Заполнить стаж''''' и программа рассчитает стаж сотрудника на дату его приема на работу для всех видов стажа, которые есть в справочнике «Вид стажа».
* Добавить данные о стаже на дату приема сотрудника без заполнения данных из трудовой книжки, рассчитав его вручную.

Сведения о стаже сохраняются автоматически.

: [[Файл:Карточка физлица Данные о стаже.png|Создание данных о стаже. Карточка физического лица, закладка «Стаж и трудовая деятельность».]]

== Кадровые документы ==

=== Приемы на работу ===
Если в организации используется штатное расписание, пользователь вместо заполнения реквизитов документа (подразделения, должность, размер оклада и пр.) вручную, может выбрать позицию штатного расписания. Основные реквизиты заполнятся автоматически.

Отдельно нужно указать:
* вид занятости сотрудника (основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство, подработка);
* разряд (при необходимости);
* количество ставок;
* номер и дата трудового договора, дату окончания;
* тип договора (трудовой или ГПХ);
* указать способ расчета аванса (процентом от оклада или фиксированной суммой). 

Прием на работу при заключении договора ГПХ оформлять необходимо для того, чтобы сведения о начислениях и периоде работы по договору были автоматически включены в отчетность для ПФ РФ. Вид занятости в приказе укажите «Внешнее совместительство».

Из документа «Прием на работу» можно установить постоянные доплаты и постоянные удержания принятому сотруднику.

: [[Файл:Прием на работу 2.png|Кадровый документ «Прием на работу»]]

{{notice|ВАЖНО Если сотруднику оформляется внутреннее совместительство или подработка, необходимо создать нового сотрудника, с новым табельным номером.}}

При приеме ранее уволенного сотрудника, также создается новый сотрудник, нельзя использовать уволенного ранее, это может привести к ошибкам в регистрах учета зарплаты в дальнейшем. При этом физическое лицо заново создавать не нужно. При создании нового элемента, когда пользователь введет ФИО физлица в карточке нового сотрудника, программа выдаст сообщение, о том, что найдено физлицо с таким ФИО, этого ли человека мы хотим принять на работу. При утвердительном ответе новое физлицо не создается. 

Печатные формы документа:  
* приказ о приеме на работу Т-1
* трудовой договор
* извещение в военкомат о приеме на работу гражданина, подлежащего воинскому учету

=== Карточка сотрудника ===
# Заполните все необходимые реквизиты документа. 
# Укажите способ выплаты зарплаты (наличными, по зарплатному проекту или на карту).
# Укажите статус сотрудника для расчета НДФЛ и взносов (резидент, нерезидент и т.д.).

=== Кадровые переводы ===
Документ предназначен для перевода сотрудника в другое подразделение, на другую должность, изменить начисления или сумму аванса. 
Новую должность сотруднику также можно подобрать по кнопке «Выбор штатной единицы».

=== Увольнения ===
Заполните все необходимые реквизиты документа. Если в организации часто встречаются случаи приема на работу в течение одного календарного года ранее уволенных сотрудников, либо сотрудникам выплачиваются премии после увольнения и т.п., необходимо в приказе на увольнение установить флаг «Применять право на вычеты к доходам, выплачиваемым после увольнения».

Печатные формы документа:  
* приказ об увольнении Т-8
* извещение в военкомат об увольнении гражданина, подлежащего воинскому учету
* справка для пособия по безработице

=== Вычеты по НДФЛ ===
ЗАРПЛАТА И КАДРЫ — '''Все документы по НДФЛ'''
* Документ «Заявление на вычеты по НДФЛ» — предоставление по заявлению сотрудника стандартных вычетов на детей.
* Документ «Уведомление НО о праве на вычеты» — предоставления имущественных или социальных вычетов.
* Документ «Отмена стандартных вычетов НДФЛ» — прекращение вычетов ранее срока, указанного в заявлении на вычеты или отмена ошибочно примененных вычетов.

Ввести данные о доходах с предыдущего места работы для контроля предела для предоставления стандартных вычетов можно из карточки сотрудника (Налог на доходы).

=== Неявки сотрудников ===
Для отражения неявок используется документ «Изменение кадрового состояния». Все данные из этих документов будут отражены при формировании табеля.
В зависимости от того, какой вид кадрового состояния нужно отразить, устанавливается нужный вид документа.

* Вид документа «Изменение кадрового состояния» предполагает отражение следующих неявок:
*: [[Файл:Изменение кадрового состояния 2.png|Документ «Изменение кадрового состояния»]]
* Вид документа «Командировка» предполагает только отражение командировок. По кнопке «Печать» доступны печатные формы «Командировочное удостоверение», «Приказ о командировке» и «Служебное задание».
* Вид документа «Отпуск и другие выходные дни» предполагает отражение следующих неявок:
* : [[Файл:Изменение кадрового состояния вида отпуск.png|Документ «Изменение кадрового состояния» вида «Отпуск»]]

Доступна печатная форма Приказа о предоставлении отпуска работнику Т-6.

Можно открыть калькулятор неиспользованного отпуска для определения остатка положенных сотруднику дней очередного отпуска:

: [[Файл:Кнопка калькулятора отпуска.png|Документ «Изменение кадрового состояния», кнопка для вызова калькулятора отпуска]]

Калькулятор неиспользованного отпуска:

: [[Файл:Калькулятор отпуска.png|Калькулятор неиспользованного отпуска]]

При нажатии на кнопку '''''Перенести в документ''''' дни отпуска в приказе заполнятся по остатку отпусков.

=== Табель учета рабочего времени ===
Документ формируется последним днем месяца. Если необходимо рассчитать зарплату уволенному с течение месяца работнику, табель формируется днем увольнения. 

Для удобства пользователя в шапку документа добавлен флаг «Для уволенных сотрудников». При включенном флаге документ заполнится только уволенными сотрудниками. В дальнейшем, при формировании табеля по организации, включенные в другие табели сотрудники повторно включаться в другие табели не будут.

Для отражения в табеле ночных часов и праздничных дней, отработанных по графику, после первичного заполнения табеля нажмите на кнопку «Заполнить», отметьте нужные для расчета часы. Программа заполнит сведения об особых часах в правую табличную часть табеля «Особые часы». Если сотрудник работал в выходной или праздничный день, не предусмотренный его графиком, то перед командой «Заполнить» нужно вручную указать в табеле количество таких часов.
Непредусмотренные графиком ночные часы или отработанные сверхурочные, помимо отражения в табличной части графика, нужно вручную внести в сведения об особых часах.

: [[Файл:Табель рабочего времени 2.png|Документ «Табель учета рабочего времени»]]

=== Групповое изменение кадровых данных ===
Документ позволяет выполнить различные типы изменений кадровых данных по всем сотрудникам, по выбранному подразделению либо по выбранным сотрудникам.

: [[Файл:Групповое изменение кадровых данных 2.png|Документ «Групповое изменение кадровых данных»]]

== Отчеты по кадрам ==
В программе представлены стандартные отчеты, предоставлена возможность расширенной настройки отчетов вручную. Расположение: ЗАРПЛАТА И КАДРЫ — '''Кадры''' — '''Отчеты по кадрам''' и '''Отчеты''' — '''Кадровые отчеты'''.

Дополнительно реализованы:
* справки о зарплате (для получения кредитов, о зарплате, о среднем заработке)
* кадровые отчеты об отработанном времени (отработанное время, неявки)
* данные сотрудников (сведения о детях сотрудников, образовании, стаже)
* воинский учет (отчеты о воинской обязанности сотрудников, список пребывающих в запасе)
* отчеты по штатной расстановке, расходы по ФОТ.

: [[Файл:Кадровые отчеты.png|Ссылки для открытия списков кадровых отчетов]]