Выдача заработной платы (УАУ)

Актуально для версии 8.04

В программном комплексе предусмотрены следующие способы выдачи заработной платы:

• Отдельно по расходным кассовым ордерам
• Ведомостями по выдаче
• Перечислением на карточку

В любом случае следует обязательно указывать период выплаты заработной платы и вид (аванс/окончательная).

Рассмотрим каждый вариант подробнее.

Выдача заработной платы через расходный кассовый ордер

Отличительной особенностью выплаты заработной платы через РКО является то, что суммы необходимо проставлять вручную. Вид выплаты (аванс/окончательная), выбираемый по элементу управления «Зарплата» используется только для проставления в поле «Основание». Обязательным реквизитом для заполнения является, как уже было сказано, период расчетов по ЗП.

Выдача по ведомости (групповые, раздельные)

Данный вид подразумевает выдачу заработной платы из кассы предприятия, используя различные печатные формы. Документом формирования является «Зарплата. Ведомость по выдаче (депонированию)» (Журналы — Зарплата и кадры — Ведомости по выдаче/депонированию).

Формирование документа заключается в выборе периода, за который выдается заработная плата, установке типа выплаты (аванс/окончательная), выбор операции и способа округления выдаваемой суммы, а также установке фильтров.

Рассмотрим действие каждого реквизита подробнее.

Дата документа проставляется в печатные формы документа, а также определяет дату формирования проводок, в случае если ведомость по выдаче проводится.

Период заработной платы (месяц, год) определяет за какой период производится выплата. В автоматическом режиме табличная часть документа заполняется в рамках сумм, начисленных именно за указанный месяц. Данная опция позволяет в исключительных случаях (при задержке выплаты заработной платы) выплачивать аванс за текущий месяц, сохраняя данные о задолженности по «окончаловке» за прошлый.

Тип — выбор типа формирования документа. Тип выводится в журнал документов в графе комментарий. Факт проведения суммы по установленной операции каждого сотрудника в отдельности подтверждается реквизитом табличной части «Выдано».

Аванс — в табличной части формируется список работников, не уволенных на дату документа (в соответствии с выбранными фильтрами) и каждому из них назначена сумма аванса. Величина аванса устанавливается равной одноименному реквизиту справочника «Сотрудники» закладка «Зарплата». В случае отсутствия указанного реквизита, величина устанавливается равной задаваемой при формировании документа.

Окончательная зарплата — табличная часть заполняется суммами остатка заработной платы за установленный месяц на момент формирования документа. Следует обращать внимание на то, что в документе могут быть не учтены суммы по документам, влияющим на величину заработной платы данного месяца, если эти документы проводятся той же датой, по позднее по времени.

Депонирование — Формирование и проведение документа ничем не отличается от предыдущего типа. Единственным отличием данного типа является отображение комментария в журнале документов. Операция в данном случае должна быть выбрана соответствующая.

Перенос сумм — отдельный тип документа, позволяющий перенести остатки недовыданной (или излишне выданной) заработной платы с периода, указанного в реквизите «Месяц, год» на месяц, установленный в реквизите «Переносить остатки (месяц, год)». При выборе данного типа операцию устанавливать не требуется, так как в этом случае документ проводок не формирует.

Возможно совмещение типов, например при выдаче окончательной зарплаты с точностью до рубля, можно установить перенос остатков на следующий месяц. Донный подход требует повышенного внимания, так как в этом случае невыданная по каким либо причинам сумма перейдет полностью на следующий месяц.

Реквизит «Переносить остатки (месяц, год)» определяет месяц на который переносятся остатки недовыданной (или излишне выданной) заработной платы и становится активным при установленной галочке. При необходимости собрать все остатки за год, следует в реквизите «Месяц, год» проставить только год.

Округление суммы — определяет точность округления выдачи заработной платы. При этом округление всегда идет в сторону уменьшения суммы, то есть при задолженности в 199 рублей и округлении до 10 рублей сумма к выдаче проставляется равной 190.

Особое внимание необходимо уделять реквизиту «Подразделение выдачи ЗП» (если он используется). Данный реквизит не имеет ничего общего ни с группировкой справочника «Сотрудники» ни со справочником «Подразделения», а является ссылкой на одноименный реквизит злемента справочника «Сотрудники» и определяет именно группы сотрудников при получении заработной платы. На простом примере это выглядит так. Технический персонал, занятый обслуживанием административного корпуса (соответственно подразделение — «Администрация») получают заработную плату по одной ведомости с обслуживающим подразделением («Дворовый цех») в случае если у тех и у других подразделение выдачи заработной платы одинаково (например «Группа технического обслуживания»).

Таким образом, выдача заработной платы может быть организована либо по всему предприятию в целом (без установки фильтров), по группировкам справочника «Сотрудники», по подразделениям предприятия, по подразделениям (группам) выдачи заработной платы, по категориям персонала (основные/совместители) или в любой комбинации этих условий. Разумеется, что при сложной системе фильтров либо при неуказании какого-либо значимого реквизита сотрудника, последний может быть пропущен. Чтобы избежать подобных казусов после формирования всех ведомостей рекомендуется сформировать контрольную ведомость по выдаче окончательной заработной платы за месяц без каких либо фильтров. В случае, если ведомость сформировалась пустой, либо с копеечными остатками (из за выдачи с округлениями), можно с уверенностью сказать, что зарплата выдана всем.

Элемент управления «Сформировать» заполняет табличную форму документа в соответствии с установленными настройками и фильтрами.

При использовании данного элемента управления заполненная табличная часть очищается, то есть ранее введенные корректировки теряются.

Табличная часть документа полностью поддается корректировке. Добавление/удаление строк производится клавишами ins/del.

Реквизит «Выдано» отвечает за формирование проводки по данной строке, что позволяет при выдаче заработной платы в уже сформированном документе отметить неполучивших.

Реквизит «Остаток» показывает остаток невыплаченной заработной платы за установленный месяц по проведенным документам на дату формирования ведомости. Следует отметить, что в момент выплаты аванса (обычно 20-е число текущего месяца) начисление заработной платы еще не произведено и, соответственно, остатка нет. При выплате аванса во второй раз, что иногда встречается на практике, в остатке выводится сумма первого аванса со знаком (-). Аналогичная ситуация может возникнуть при перепроведении документа.

Печатные формы документа и их применение.

Предусмотрены следующие печатные формы документа:

Ведомость по форме Т-53 — Унифицированная форма № Т-53 «Платежная ведомость», Утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1

На каждого сотрудника (краткая) — Неунифицированная ведомость на выдачу на каждого человека с итоговой страницей по сформированным ведомостям.

На каждого сотрудника (полная) — Унифицированная форма № Т-53 «Платежная ведомость» на каждого человека с итоговой страницей по сформированным ведомостям.

Список на зачисление средств на счета, Развернутый список — Два варианта списков, подаваемых в банк для зачисления заработной платы на карточки. Является дополнением к платежному поручению.

Варианты оформления документов

Предлагается два варианта проведения документов выдачи заработной платы и порядка оформления кассовых документов.

Первый — наиболее приемлимый для небольших предприятий или при выдаче заработной платы по небольшим ведомостям, то есть заранее известен список получающих, выдача денег по ведомости будет произведена в тот же день, что и выдача из кассы. В этом случае проставляется в документе операция выдачи денежных средств напрямую, то есть 70/50, в табличной части в колонке выдано всем проставляется «Да», документ распечатывается, сохраняется и проводится. После выдачи денежных средств ведомость

Второй вариант предусматривает вероятность того, что по ведомости могут получить не все сотрудники, внесенные в список, то есть классическая ситуация выдачи заработной платы уполномоченными сотрудниками по большим ведомостям. В данном случае должны использоваться различные документы для выдачи денежных средств из кассы под раздачу — расходный кассовый ордер с проводкой 76-70/50, (в данном случае счет 76-70 буферный «Денежные средства, выданные из кассы для выдачи заработной платы» без аналитики), ведомость на выдачу с использованием проводок 70/76-70 и приходный кассовый ордер на возврат в кассу невыданного остатка с использованием проводки 50/76-70. Документы при таком порядке оформляются следующим образом:

• Заполняется ведомость, сохраняется, но не проводится
• На основании ведомости формируется РКО на сумму ведомости
• Производится выдача денежных средств по ведомости и последняя соответствующим образом заполняется (имеется в виду бумажный документ)
• Заполняется графа «Выдано» табличной части документа Ведомость, сохраняется и проводится. Проводки будут формироваться только по тем строкам, в которых проставлено «Да» в «Выдано»
• Оформляется ПКО на возврат невыплаченной суммы.