Документ "Уведомление" (КУС)

Документ «Уведомление» — это универсальный документ, фиксирующий факт уведомления контрагентов о чем-либо.

Уведомления создаются и отправляются по необходимости контрагенту (человеку или организации, которые платят за путевку гостя) по электронной почте с приложенной печатной формой. При этом:

• имя файла с уведомлением такое же как название печатной формы уведомления;
• в тему электронного письма с уведомлением автоматически вставляется название организации, от которой отправлено уведомление.

Виды уведомлений

Виды уведомлений создаются администратором программы. Их может быть сколько угодно на разные темы в зависимости от деятельности предприятия.

На данный момент в программе существуют два вида уведомлений:

• уведомление о согласии (печатная форма «Подтверждение брони») — подтверждение клиенту о его приезде в санаторий;
• уведомление об отказе (печатная форма «Уведомление об отказе») — отказ клиенту от посещения санатория.

В санатории может находится очень много заявок от людей на его посещение. Санаторий рассматривает их и, если достаточно мест, высылает контрагенту уведомления о согласии принять людей, если мест не хватает, контрагенту высылается уведомление об отказе посещения санатория.

Журнал уведомлений

Все уведомления находятся в журнале уведомлений. Чтобы его открыть, в разделе БРОНИРОВАНИЕ — Заявки на бронь нажмите Уведомления.

Чтобы открыть уведомление, дважды щелкните по нему мышью в журнале или установите на него курсор и нажмите клавишу Enter.

Форма уведомления

Поля:

Адресат

Контрагент-адресат, кому направляется уведомление.

Телефон, Электронная почта

Телефон и электронная почта контрагента.

Содержание

При необходимости здесь можно написать содержание электронного письма клиенту. Этот реквизит необязательный для заполнения.

Основание

Документ-основание.

Вид

Вид уведомления: уведомление о согласии или уведомление об отказе.

Отправлено

Признак отправки уведомления.

Кнопки:

Печать

Печать уведомления.

— переписка по уведомлению. Открыть журнал, список писем, сообщений, связанных с данным уведомлением.

Создание уведомления

Уведомления клиентам можно создать следующими способами:

• из путевки. Нажмите кнопку Создать на основании — Уведомление.
• из журнала заявок. Нажмите кнопку Команды — Создать на основании — Уведомление.
• из журнала уведомлений. Нажмите кнопку Создать.

После заполнения всех необходимых полей нажмите кнопку Записать или Записать и закрыть.

Отправка уведомления

1. На печатной форме уведомления нажмите кнопку Отправить.

   Откроется форма электронного письма (см. стр. «Отправка печатной формы по электронной почте» пункт 4).

2. На форме письма:
   • В поле «Кому» по умолчанию подставлен контрагент из формы уведомления.
   • В поле «Адрес получателя сообщения» по умолчанию подставлен адрес электронной почты контрагента из формы уведомления.
   • При необходимости введите тему письма.
   • В приложении к письму — отправляемая печатная форма уведомления.
3. Нажмите кнопку Отправить — письмо отправится адресату.

Печать уведомления

На форме уведомления нажмите кнопку Печать и в появившемся окне выберите печатную форму.

Программа сформирует печатную форму уведомления и отобразит ее на новой закладке в программе.

Пример уведомления о подтверждении клиенту приехать в санаторий и печатная форма уведомления о подтверждении брони: