Учет писем (УД)

Материал из КинтВики
Перейти к: навигация, поиск

Журнал «Письмо»

Рабочий стол -> Письмо

Журнал «Письмо» предназначен для регистрации и учета писем в организации.

Любой зарегистрированный документ может относиться к одному из следующих потоков:

  • поток входящих документов: как правило, документы поступившие в организацию извне;
  • поток исходящих документов: содержит документы, которые будут направлены другим организациям и частным лицам.

При работе с журналом пользователь имеет возможность:

  • создавать и отправлять на согласование письма
  • получать, регистрировать письма
  • отправлять пользователям и получать уведомления других пользователей, адресованные пользователю.
  • присоединять и открывать вложения(файлы, веб-ресурс и прочие)

Журнал содержит стандартные элементы управления. Подробнее о настройки списков Форма журнала документов

Рис. 1. «Управление делами» — Новый документ «Письмо»

Входящее/исходящее письмо

Рабочий стол -> Письмо -> Создать

  • Для того, чтобы создать новый документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Письмо»(1). В журнале «Письмо» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
  • Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Получателя и Отправителя:
    • Входящие письма
    • Исходящие письма
  • Если Отправителем является организация пользователя, то письмо Исходящее. Если Получателем, то договор Входящее.
  • Выбираем процесс в поле «Процесс»:
    • Входящие письма
    • Исходящие письма

Закладка «Содержание»

Закладка «Содержание» отражает основные реквизиты документа.

Реквизиты:

  • Тема — краткое описание текста письма.
  • Содержание — содержание письма. Подробное описание.
  • Номер — автоматически после записи формируется номер документа.
  • Дата — дата создания документа. Формируется автоматически. Возможна ручная корректировка.
  • Дата регистрации - дата регистрации. Выбирается вручную.
  • Автор — автор документа «Письмо». Заполняется автоматически. Ссылка на карточку сотрудника.
  • Процесс — бизнес-процесс организации. Выбирается вручную.
  • Проект — проект организации. Выбирается вручную пользователем.
  • Отдел — подразделение организации, в котором находится пользователь.
  • Свойства:
    • Отправитель — организация-отправитель письма. Ссылка на справочник «Организации»
    • Получатель — организация - получатель. Ссылка на справочник «Организации»
    • Номер — позволяет изменить номер, присвоенный системой, на необходимый пользователю. Например, добавление префикса ВХ(ИХ).
  • Классификатор — отражает вид документа:
    • Входящие письма
    • Исходящие письма

После записи документа становятся доступными следующие команды:

  • Добавить комментарий
  • Изменить содержание
  • Изменить последний комментарий
  • Удалить последний комментарий
  • Обновить.

Панель инструментов содержит стандартный набор команд. Подробнее Панель инструментов

Рис. 2. «Управление делами» — Документ "Письмо»

Закладка «Письмо»

Закладка «Письмо» отражает всю информацию с закладок «Содержание» и «Приложение».

Рис. 3. «Управление делами» — Документ "Письмо»

Закладка «Приложения»

На закладке «Приложения» отображаются задачи и документы и пр., сформированные на основании письма и связанные с ним.

Закладка содержит таблицы:

  • Приложения
  • Связанные задачи

Подробнее о работе с приложениями Приложения к документу

Закладка «Учет ресурсов»

Закладка «Учет ресурсов» отображает затраты времени сотрудника.

Подробнее о заполнении учета ресурсов Учет ресурсов

Закладка «История»

Закладка «История» отображает движение письма по этапам, исполнителям. Состоит из двух таблиц:

  • Таблица 1 отражает текущее состояние документа.
  • Таблица 2 показывает перемещения договора.

Подробнее о закладке История документа

Как создать новый документ?

Рабочий стол -> Письмо -> Создать

  • Для того, чтобы создать новый документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Письмо»(1). В журнале «Письмо» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
  • Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Получателя и Отправителя:
    • Входящие письма
    • Исходящие письма
  • Если Отправителем является организация пользователя, то письмо Исходящее. Если Получателем, то договор Входящее.
  • Выбираем процесс в поле «Процесс»:
    • Входящие письма
    • Исходящие письма

Как перевести документ на следующий этап?

Рабочий стол -> Документ -> Переход на следующий этап

  • Исходящее письмо после записи находится на этапе Черновик. После завершения этого этапа можно перевести документ на:
    • Согласовано (Руководитель организации)
    • Отправлено (Офис-менеджер)
  • Входящее письмо после записи находится на этапе Черновик. После завершения этого этапа можно перевести документ на:
    • Регистрация (Офис-менеджер)
    • Переслать (Руководитель организации/подразделения)
  • В скобках указаны роли, ответственные за выполнение этапа бизнес-процесса.
  • После перевода документ (в данном случае договор) автоматически сохраняется.
  • После перевода форма автоматически закрывается, если только документ не остался на текущем пользователе.

Как добавить приложения к документу?

Механизм добавления приложений и их виды описан в статье Приложения к документу

Как отметить время исполнения по документу?

Механизм заполнения учета работ описан в статье Учет ресурсов