Справочник "Сотрудники" (УАУ)

Актуально для редакции 08.04

Меню Справочники -> Персонал -> Сотрудники

Справочник "Сотрудники" содержит список сотрудников предприятия.

Группы сотрудников

Группировка сотрудников производится в зависимости от потребностей пользователя (может не производиться вообще). Перемещение сотрудника из группы в группу не влечет за собой дополнительных перенастроек по налогообложению. Сотрудники могут быть сгруппированы, например, по подразделениям, тем не менее, необходимо иметь в виду, что принадлежность сотрудника какому-либо подразделению определяется реквизитом "Место работы", а не его нахождением в какой-либо группе. Рекомендуется уволенных сотрудников сохранять в системе, предусмотрев для них отдельную группу.

Реквизитами группы являются код (системный номер) и наименование группы.

Специфические реквизиты справочника "Сотрудники"

- Открывается подчиненный справочник "Текущие доплаты/удержания сотрудников".

- Вызов специальных утилит:

• Проверить на дубликаты - проверка на дублирование ИНН.
• Корректировка дат рождения - проверка дат рождения относительно текущей даты. Ошибка возникает в случае отображения года в дате двумя цифрами, а год начала рабочего столетия (Сервис - Параметры, закладка "Общие") установлен позже даты рождения сотрудника.

- Открыть кадровые приказы. Альтернативный путь Журналы - Зарплата и кадры - Кадровые приказы.

- Открыть кадровые отчеты. Альтернативный путь Отчеты - Зарплата и кадры - Кадровые отчеты.

- Данные о сотруднике. Справочно выводятся наиболее часто используемые данные о сотруднике.

Закладка "Основные реквизиты"

На данной закладке собраны основные реквизиты, определяющие место работы сотрудника.

Физическое лицо

ссылка на элемент справочника "Физические лица", в котором хранятся данные всех физических лиц (дата рождения, адрес, паспортные данные и пр.). Данные реквизиты должны быть обязательно заполнены. При заполнении данного реквизита будет автоматически заполнен реквизит "ФИО". Поэтому рекомендуется при вводе нового элемента сначала указать ссылку на физическое лицо.

Предприятие

фирма, в которой зарегистрирован данный сотрудник. При мультифирменном учете реквизит должен быть заполнен обязательно.

Штатная единица

группа реквизитов, определяемых справочником "Штатное расписание", которым в свою очередь определяется подразделение и должность сотрудника, бригада, форма оплаты труда, счета отнесения затрат на заработную плату и пр. Реквизит должен быть заполнен обязательно. Перерывов в истории (реквизит периодический) не допускается.

График работы и Вахта (если предусмотрено) также определяются местом работы.

Категория

основной, совместитель, по договору, временный, декретный отпуск, уволенный. Категория сотрудника используется для отбора сотрудников в документах и в алгоритмах расчета заработной платы.

Дата приема, Дата увольнения, Дата окончания контракта

даты приема и увольнения сотрудника. Значения реквизитов используются при расчете заработной платы.

Заполнение и изменение данных реквизитов производится как автоматически при проведении документа "Кадровый приказ", так и вручную. Следует иметь ввиду, что реквизиты, введенные документом, ручной корректировке не поддаются,- необходимо изменение исходного документа.

Контактные телефоны сотрудника

- справочные реквизиты.

Система предусматривает отображение фотографии сотрудника и печать пропуска (с использованием фотографии). Хранение портретов в любом формате может быть организовано в любом каталоге, удобном для пользователя.

Закладка "Зарплата"

На данной закладке собраны реквизиты, используемые при расчете заработной платы сотрудника.

Группы реквизитов "Расчет" и "Тарифная сетка"

Вид (Оклад, Коэффициент, Сдельная, Бригада)

определяет алгоритм расчета основной зарплаты. Непосредственно алгоритм расчета определяется местом работы сотрудника (элементом справочника "Штатное расписание").

Размер оклада

числовое поле, определяет размер оклада сотрудника. Если одновременно с окладом для сотрудника определена часовая тарифная ставка (реквизит "Ставка" - ссылка на справочник "Тарифные ставки"), то при расчете зарплаты с использованием алгоритма "Оклад" будет использоваться тарифная ставка сотрудника.

Разряд

ссылка на элемент справочника "Тарифные разряды". Определяет тарифный коэффициент сотрудника. Тарифный разряд и тарифная ставка сотрудника определяют его тариф. Если определен тариф сотрудника, то при расчете зарплаты для алгоритма расчета "Оклад" используется тариф сотрудника, а не размер его оклада.

Аванс

определяет размер аванса сотрудника. Используется в документе "Ведомость по выдаче/депонированию" при использовании типа выдачи "Аванс".

Группа "Вычеты"

определяет стандартные налоговые вычеты при исчислении НДФЛ. Величины вычетов хранятся в справочнике "Налоговые вычеты" и устанавливаются в соответствии с законодательством каждому сотруднику.

Вычет на сотрудника определяет величину вычета на сотрудника.

Вычеты на иждивенцев (детей)

определяет положенные вычеты на иждевенцев сотрудника. В случае, если у сотрудника несколько иждивенцев, вычеты на которых предоставляются по одной статье Налогового Кодекса, следует ввести вычет и количество иждивенцев. В противном случае проставляется флаг "По составу семьи" и заполняется подчиненный справочник "Состав семьи". При необходимости хранения данных об иждивенцах указанный справочник заполняется по всем сотрудникам.

Подразделение выдачи ЗП

подразделение, в ведомость которого по умолчанию включается сотрудник при выдаче заработной платы. В данном случае оно может отличаться от подразделения, в котором он работает (и на которое соответственно относятся затраты при начислении заработной платы).

Учет затрат по умолчанию

(счет и аналитика) задается местом работы и выводится справочно.

Займ (ссуда)

учет полученного сотрудником займа. Остаток по ссуде – сумма невыплаченного остатка по ссуде. При проведении удержаний по ссуде данный остаток автоматически уменьшается. В системе должен быть определен регламентный счет "Расчеты с персоналам по займам". Любой документ, вызвавший изменение состояние данного счета, автоматически вызовет изменение остатка по ссуде. Ставка рефинансирования использовалась до 01.01.08 для расчета процентов за пользование кредитом и указывалась ставка на момент выдачи ссуды.

Номер кредитной карты

текстовое информационное поле. Используется для хранения номера банковской карточки сотрудника при организации выдачи зарплаты через банк.

Категория налогоплательщика

ссылка на элемент справочника "Категории налогоплательщиков". Определяет категорию сотрудника как налогоплательщика. Используется для задания специальных условий при налогообложении сотрудника, а также в отчете "Сведения в Пенсионный фонд". Специальные условия налогообложения сотрудников в зависимости от категории налогоплательщика задаются в справочнике "Виды налогов на доходы" (элемент управления "Категории НП" формы списка справочника). Каждому виду налогов может быть поставлена в соответствие одна или несколько категорий налогоплательщиков для которых может быть задан коэффициент применения данного вида налога к сотрудникам данных категорий.

Закладка "Зарплата" содержит элементы управления вызова подчиненных справочников "Доплаты", "Удержания", имущественные вычеты" и "Кредитные карты".

Закладка "Предыдущее место работы"

На данную закладку заносятся данные с предыдущего места работы в случае приема сотрудника в середине налогового периода, а именно: Полученный доход, удержанный НДФЛ, Стандартные налоговые вычеты (примененные) и имущественные вычеты (использованные).

Заполнение указанных реквизитов вкупе с реквизитами, определяющими положенные вычеты, позволяют рассчитывать НДФЛ в автоматическом режиме с их учетом.

Закладка "Кадровые данные"

Реквизиты, помещенные на данной закладке, содержат различные кадровые данные сотрудника. В основном реквизиты носят статистический характер и их заполнение (кроме реквизита Член профсоюза) не влияет на работу системы.

Кадровые данные

реквизит, заполняемый на основании проводимых в системе документов и показывающий кодровое состояние (кадровые дни) сотрудника по периодам.

Профессия, Семейное положение, Родной язык

ссылка на одноименные классификаторы, в которых накапливаются соответствующие данные.

Источник приема на работу, Причина увольнения

периодические реквизиты (для возможности неоднократного приема-увольнения одного сотрудника), ссылающиеся на один классификатор – "Причины изменения кадрового состояния".

Отношение к воинской обязанности

реквизит, принимающий одно из жестко прописанных значений. Кроме этого имеется возможность хранения сведений о воинском учете.

Научные труды, Изобретения

отметки о наличии.

Член профсоюза

отметка о членстве в Профсоюзе. Данный реквизит определяет удержание профвзносов с начисленной зарплаты.

Поощрения

текстовое поле для записи поощрений.

Дополнительные реквизиты

вызов подчиненных справочников:

• Иностранные языки - статистические данные.
• Трудовая деятельность - реквизиты, содержащие информацию о предыдущем стаже. После заполнения возможно использовать данные для расчета страхового стажа (см. далее "Заполнить страховой стаж").
• Образование - статистические данные.
• Состав семьи - справочник, доступный, как уже ранее говорилось, на закладке "Зарплата". При заполнении вычетов на иждевенцев в данном справочнике, вычеты на закладке "Зарплата" не проставляются.

Печатные формы

позволяют формировать следующие документы по сотруднику:

• Личная карточка работника (Т2) - Унифицированная форма № Т-2 "Личная карточка работника", Утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
• Лицевой счет (Т-54) - Унифицированная форма № Т-54 "Лицевой счет", Утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.
• Лицевой счет (СВТ) Т-54а - Унифицированная форма № Т-54а "Лицевой счет СВТ", Утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
• Справка о месте работы - свободная форма.

Закладка "Данные о стаже"

Данные о стаже работы по профессии, общий, страховой и прочее вводятся на данной закладке при приеме на работу. В целом данные имеют информационный характер и в расчетах не используются за исключением вида стажа "Страховой", в соответствии с которым устанавливатся процент начисления больничного.

Стаж работы "Непрерывный", "Выслуги", "Общий", "По профессии" и "По специальности" вносятся датами.

Внесение страхового стажа производится двумя способами. Вручную производится расчет в соответствии с законодательством на дату приема на работу и заполняются реквизиты "лет", "месяцев" и "дней" либо используется элемент управления "Заполнить страховой стаж по общему стажу", который на основании информации, внесенной в справочник "Трудовая деятельность" (закладка "Кадровые данные", элемент управления "Дополнительные сведения"), производит расчет и заполнение этих реквизитов.

Закладка "Дополнительные реквизиты"

Необходимость дополнительных реквизитов, их структура и заполнение определяются пользователем. Дополнительные реквизиты предназначены для данных, не предусмотренных системой, и хранятся в одноименном справочнике.

Эта статья или раздел созданы автоматически. Любые правки будут перезаписаны. Пожалуйста, оставляйте свои замечания на вкладке — «Обсуждение».