Руководство пользователя "Оперативный учет услуг" (старый до 2021 г.) (КУС)

Назначение и задачи контура

Контур «Оперативный учет» позволяет вести учет всех оказанных и планируемых к оказанию услуг и отслеживать состояние счетов контрагентов.

Задачи контура:

• Прозрачная система взаиморасчетов с контрагентом.
• Личный счет гостя в «Карте гостя», информация о сумме оплаченных и неоплаченных услуг, сумме аванса и задолженности.
• Расчет стоимости доплат и возвратов при продлениях пребывания, переселениях и досрочных выбытиях.
• Информация обо всех фактически оказанных гостю услугах:
  • Услуги по путевке — проживание, питание, лечение.
  • Платные медицинские услуги.
  • Все дополнительные услуги (трансфер, экскурсии, аренда инвентаря и т.д.).
• Возможность ежесуточного начисления факта пребывания за прожитый день (ночной аудит).
• Формирование документа «Реализация товаров и услуг» по всем оказанным услугам в момент выселения для отправки в бухгалтерию.
• Отчет «Ожидаемые поступления» на основании данных забронированных путевок.

Описание регистра бухгалтерских счетов контура «Оперативный учет услуг» - Регистр "Оперативный учет услуг" (КУС). Данные о взаиморасчетах с контрагентами, ожидаемой реализации, планируемых и фактически оказанных услугах гостям отражаются в Отчет "Оперативный учет услуг" (КУС).

Взаиморасчеты

Отражает общую текущую задолженность или сумму предоплат гостя (см. Регистр "Оперативный учет услуг" (КУС), Отчет "Взаиморасчеты с контрагентами" (КУС)). Все взаиморасчеты по путевке, данные о назначенных платных медицинских услугах и дополнительных услугах, оказываемых санаторием гостю, отображаются на горизонтальной закладке «Услуги и оплата» в «Карте гостя» (подробнее см. в статье «Карта гостя»).

Бронирование путевки

При бронировании путевки в системе долг контрагента перед санаторием увеличивается на полную стоимость путевки. Забронируем путевку на контрагента Корепанов Петр Сергеевич.

Файл

Долг контрагента по счету «Ожидаемая реализация» увеличился на сумму и количество дней по забронированной путевке. При снятии брони или перебронировании на меньшее количество дней долг контрагента по счету «Ожидаемая реализация» аннулируется (уменьшается).

Регистрация гостей

После регистрации и заселения гостей по путевке счет «Ожидаемая реализация» закрывается. Счет «К реализации» увеличивается на сумму за услуги пребывания, которые санаторий должен оказать гостю. Счет «К реализации» - это сумма и количество услуг, которые запланированы в системе к оказанию гостям. Сюда входят услуги по питанию, лечению, проживанию, а также платные медицинские услуги.

Назначение платных медицинских услуг

Если врачом были назначены платные медицинские услуги, сумма счета «К реализации» увеличивается на общую сумму назначенных платных услуг. Например, пациенту Корепанов Петр Сергеевич помимо услуг, входящих в путевку, была назначена платная услуга «Жемчужные ванны» в количестве 6 единиц. Как видно на следующем рисунке, сумма счета «К реализации» увеличилась на общую сумму назначенных платных медицинских услуг. При назначении платных услуг сумма долга контрагента по счету «Взаиморасчеты» также увеличится.

Отметка факта оказания услуг

Счет «Оперативная реализация» отображает сумму и количество всех фактически оказанных услуг гостям санатория.

Платные медицинские услуги

Отметка факта оказания платных медицинских услуг осуществляется следующими способами:

• в мобильном приложении «КУС: Медсестра»;
• в «Интерфейсе медсестры»;
• в форме «Оказание услуг».

Документ «Отметка услуг» списывает единицы услуги и соответствующую сумму со счета «К реализации». Сумма счета «Оперативная реализация» при этом увеличивается. Например, отметим факт прохождения пациентом одного сеанса услуги «Жемчужная ванна» в Интерфейсе «Медсестра». Как видно на рисунке, была списана одна единица услуги из шести. Остаток единиц услуги к оказанию – пять.

Услуги пребывания в санатории

Для фиксации факта пребывания в санатории, каждый день на каждого гостя формируется документ «Оперативная реализация» с подвидом «Ночной аудит». Документ списывает сумму за один день проживания в санатории в соответствии с номенклатурой и количеством расчетных дней (подробнее см. в статье «Ночной аудит»). В форме «Ночной аудит» был отмечен один день пребывания гостя в санатории. Как видно на рисунке, со счета «К реализации» была списана одна единица услуги и сумма за один день проживания. Остаток дней – тринадцать.

Дополнительные услуги

Оказание гостю дополнительных услуг, для которых не требуется назначение времени сеанса (например, аренда спортивного инвентаря, сауны и т.д.), увеличивает общий долг контрагента (счет «Взаиморасчеты») и относится к фактически оказанным услугам.

Дополнительные услуги добавляются на вкладке «Услуги и оплата» в «Карте гостя» по кнопке «Доп. услуги».

Например, добавим оперативную реализацию для услуги аренды бани.

Сумма дополнительной услуги проходит по счету «Оперативная реализация» и увеличивает общую сумму задолженности контрагента перед санаторием.

Прием платежей

При приеме платежа сумма долга контрагента по счету «Взаиморасчеты» уменьшается на сумму платежа. Например, при оплате стоимости путевки, сумма долга контрагента уменьшилась на 16800 руб. Остаток к оплате за дополнительные и платные медицинские услуги – 1300 руб.

Досрочный выезд

При досрочном выезде должны быть закрыты все услуги, которые были оказаны гостю. Если у пациента имеются неотмеченные услуги, то в момент выселения необходимо их отметить, либо сформировать документ «Отмена услуг» (см. статью «Документ “Отметка услуг”»). Для закрытия счета «Оперативная реализация» необходимо создать накладную на реализацию товаров и услуг. Накладная добавляется в «Карте гостя» на закладке «Услуги и оплата». Количество единиц и сумма за оказанные услуги выставляется автоматически на основании документов «Оперативная реализация». Если при досрочном выезде из санатория стоимость за проживание, питание и лечение не возвращается, то данные в накладной можно изменить. Ниже на рисунках показан пример досрочного выезда за 4 дня до предполагаемой даты (путевка на 14 дней).