Оперативный учет услуг (новый с 2021 г.) (КУС) — различия между версиями
м (→Порядок действий по переходу с версии КУС 19.06 на 20.07) |
|||
| (не показано 59 промежуточных версий 5 участников) | |||
| Строка 1: | Строка 1: | ||
| − | <noinclude>[[Категория: | + | <noinclude>[[Категория: Оперативный учет (КУС)|*01]][[Категория:Методические материалы — Гостиница (КУС)|*03]]</noinclude> |
| − | {| align=" | + | {| align="top" |
| __TOC__ | | __TOC__ | ||
|} | |} | ||
| − | + | [[Файл:Оперативный учет новый с 2021.png|1300px]] | |
| − | + | = Ночной аудит = | |
| + | {{video|[https://youtu.be/srTWoZSnJxE Ночной аудит]}} | ||
| + | <!-- * Настройка «Ночной аудит» переименована в «Формирование задолженности», режим формирования задолженности «С подтверждением» соответствует текущей установленной настройке «Ночной аудит». | ||
| + | * Документ «Ночной аудит» переименован в «Подтверждение задолженности», формирование документа доступно: | ||
| + | ** в карте гостя - для назначенных услуг по договорам карты гостя; | ||
| + | ** в подсистеме «Гостиница» - для всех назначенных услуг. | ||
| + | * Добавлен оперативный счет «Услуги к оплате (план)», движения по счету выполняются при бронировании или регистрации гостей, а также при назначении медицинских услуг. Остатки по счету закрываются документами «Подтверждение задолженности» и «Оказание услуг». --> | ||
| − | + | Ночной аудит позволяет выставлять счет за предоставление товаров/услуг по факту оказания, а не одним счетом. Ночной аудит обычно проводится в конце дня. | |
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | + | Настройка включается в интерфейсе «Администратор системы» на вкладке «Параметры учета» в разделе «Оперативный учет услуг». | |
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | + | : [[Файл:Инт Администратор системы Ночной аудит.png]] | |
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | + | Учет номенклатуры пербывания определяет метод учета количества оказанных услуг пребывания в оперативном учете: | |
| − | + | * По количеству путевок: учет ведется по количеству забронированных путевок; | |
| − | + | * По количеству койко-дней: учет ведется по количеству дней, ночей или суток пребывания. | |
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | + | Формирование задолженности: | |
| − | * | + | * С подтверждением: задолженность начисляется после проведения ночного аудита или при оказании услуг (выбор настройки доступен только при учете номенклатуры пребывания по количеству койко-дней); |
| − | * | + | * Без подтверждения: задолженность начисляется при регистрации гостя или при назначении услуг. |
| − | |||
| − | |||
| − | + | Настройка «Ночной аудит по расписанию» позволяет настроить автоматическую проверку в установленное время. | |
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | + | Формирование документа «Подтверждение задолженности» доступно в карте гостя и в подсистеме «Гостиница». | |
| − | |||
| − | + | В карте гостя документ формируется для назначенных услуг по договорам карты гостя. | |
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | + | Для создания документа нажмите кнопку «Ночной аудит» в карте гостя: | |
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | : | ||
| − | + | : [[Файл:Карта гостя Кнопка Ночной аудит.png]] | |
| − | : | ||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | + | В появившемся окне отображена информация о текущей задолженности: | |
| − | : | ||
| − | |||
| − | |||
| − | + | : [[Файл:Подтверждение задолженности Карта гостя.png]] | |
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | + | Для изменения даты формирования документа выберите дату в соответствующем поле и нажмите кнопку «Сформировать»: | |
| − | |||
| − | |||
| − | : | ||
| − | + | : [[Файл:Подтверждение задолженности Карта гостя 2.png]] | |
| − | : | ||
| − | : | ||
| − | |||
| − | |||
| − | + | В подсистеме «Гостиница» можно сформировать документ «Подтверждение задолженности» для всех назначенных услуг. Для этого в разделе «Сервис» выберите «Ночной аудит»: | |
| − | |||
| − | : | ||
| − | + | : [[Файл:Ночной аудит в подсистеме Гостиница.png]] | |
| − | : | ||
| − | + | В открывшемся окне выберите контрагентов, для которых необходимо сформировать задолженность, и нажмите кнопку «Сформировать документ»: | |
| − | |||
| − | + | : [[Файл:Ночной аудит для всех.png]] | |
| − | : | ||
| − | = | + | В появившемся окне будет отображена информация о текущей задолженности выбранных гостей: |
| − | * | + | |
| − | * | + | : [[Файл:Подтверждение задолженности для всех.png]] |
| − | * | + | |
| − | * | + | = Особенности и преимущества = |
| − | * | + | * '''Балансовая схема учета.''' Контур учета замкнут для одного гостя — выполнение всех операций по гостю сводит остатки на всех счетах в 0. Незакрытые остатки на счетах позволяют легко находить ошибки документов. Можно настраивать понятные и простые инварианты. |
| − | + | * '''Ресурс «Номенклатура»''' на счетах позволит видеть — какие услуги оплачены, а какие нет. | |
| − | * | + | * '''Отсутствие ресурса «Документ-основание»''' уберет проблемы со сведением взаиморасчетов, созданных разными документами. |
| − | * | + | * '''Помощь и ускорение''' создания документов. Пользователь видит услуги, которые еще не были выставлены в Счете на оплату, или в Реализации, или не были Оплачены и легко создает соответствующие документы. |
| − | ** | + | * '''Возможность контроля''' создания документов. Например, можно запрещать Выселять гостя пока по нему не сошлись Реализация и Взаиморасчеты. |
| − | ** | + | * Возможность посмотреть «реальные» взаиморасчеты и сравнить их с данными бухгалтерии. |
| − | * | + | * Планируемый доход санатория — на счете «Услуги к оплате» с разделением на подтвержденный (Путевки) и планируемый (Заявки). |
| − | + | * '''Наличие обязательного документа «Счет на оплату»''' в цепочке: | |
| − | * | + | :* Позволяет пробивать чек всегда с признаком «Полной оплаты». Отсутствие «частичной оплаты» в чеке значительно упрощает кассовый учет. |
| − | * | + | :* Дает возможность ручного распределения авансов. |
| − | * | + | :* Дает возможность частичной оплаты услуг (1 массажа из 10 назначенных) через разделение счетов на оплату. |
| − | * | + | :* Дает возможность контроля «Срока оплаты счета». Разделить, например, ожидаемые оплаты на просроченные и не просроченные. Дает возможность в будущем снимать планируемые услуги, которые не были вовремя оплачены. |
| − | * | + | :* Документ «Счет на оплату» является обязательным, «Прием платежа» возможно сделать только на основании «Счета на оплату». Прием аванса от контрагента выполняется через «Счет на оплату». |
| − | * | + | * «Реализация товаров и услуг» — обязательна для закрытия контура. Это позволяет увидеть: |
| − | * | + | ** Сколько реальной реализации выставлено клиентам за период, сколько из нее оплачено. |
| − | * | + | * Возможность выбора Контрагента и Договора, на которого будут выставлены услуги и принята оплата. |
| − | * Реализацию | + | |
| − | + | == Возможности, которые смогут появиться в будущем == | |
| − | + | * Создавать новые или изменять существующие типовые операции у документов. | |
| − | + | * Планировать оперативную реализацию (услуги парковки, трансфера). | |
| − | + | * Назначать платные медицинские услуги по путевке. | |
| − | * | + | * Отмечать факт выполнения незапланированных платных медицинских услуг. |
| − | + | ||
| − | * | + | = Операции = |
| − | ** | + | * Список логических операций и документы, которые эти операции выполняют. |
| − | ** | + | * Операции могут быть выполнены не по предложенному порядку — например, Реализацию можно выставить сразу после Планирования услуг. |
| − | * | + | ;1. Планирование услуг: Путевка, Назначение услуг |
| − | * | + | ;2. Оказание запланированных услуг: Регистрация Карты гостя (по Путевке), Оказание услуг |
| − | * | + | ;3. Оказание услуг: Регистрация Карты гостя (без Путевки), Оперативная реализация, Заявки гостя (Продление, Переселение, Сокращение и т.д.) |
| − | * | + | ;4. Выставление счета на оплату: Счет на оплату |
| − | * | + | ;5. Оплата счета: Прием платежей |
| − | * | + | ;6. Реализация: Реализация товаров и услуг |
| − | * | + | |
| − | + | = Процесс перехода на новую схему = | |
| − | + | * Переходить необходимо не раньше, чем с релиза 21.02.01. | |
| − | + | * Старая схема оперативного учета будет продолжать полноценно работать еще несколько релизов: | |
| − | ** | + | ** Все документы будут делать движения и в старом и новом оперативном учете. |
| − | ** | + | ** Все старые отчеты будут продолжать работать. |
| − | + | * При обновлении «Кинт: Управление санаторием» на релиз 21.02.01: | |
| − | + | *: Будут обработаны документы «Бронирование» (=Путевка) с даты обновления. Им будут добавлены движения по новому оперативному учету. | |
| − | + | *: Карты гостя, проживающие на момент обновления (и все связанные документы) — обработаны не будут. | |
| + | *: Все документы за прошлые периоды обработаны не будут. | ||
| + | * В результате, отчеты по новому оперативному учету будут касаться только новых гостей, которых заселили после обновления. | ||
| + | * Существует обработка [[Формирование движений оперативного учета услуг (КУС)|«Формирование движений оперативного учета услуг»]], которая позволяет добавить движения старым гостям. | ||
| + | ** Находится в [[Интерфейс "Администратор системы" (КУС)#Параметры учета|интерфейсе «Администратор системы» — '''Параметры учета''']] — «Формирование движений оперативного учета». | ||
| + | ** Обрабатываются документы «Путевка» и «Карта гостя» за период (по дате заезда) и «Назначение услуг» без карты гостя (по дате документа). | ||
| + | ** Движения документов по старой схеме оперативного учета не удаляются, обработку можно запускать повторно. | ||
| + | |||
| + | В текущей работе рекомендуется использовать отчеты нового оперативного учета — они находятся в разделе ВЗАИМОРАСЧЕТЫ — '''Оперативный учет услуг''' и помечены символом v2. | ||
| + | |||
| + | Для годового отчета за 2021 год, рекомендуется использовать отчеты старого оперативного учета — они находятся в разделе ВЗАИМОРАСЧЕТЫ — '''Оперативная реализация услуг'''. | ||
Текущая версия на 15:59, 5 декабря 2023
Ночной аудит
 |
Ночной аудит позволяет выставлять счет за предоставление товаров/услуг по факту оказания, а не одним счетом. Ночной аудит обычно проводится в конце дня.
Настройка включается в интерфейсе «Администратор системы» на вкладке «Параметры учета» в разделе «Оперативный учет услуг».
Учет номенклатуры пербывания определяет метод учета количества оказанных услуг пребывания в оперативном учете:
- По количеству путевок: учет ведется по количеству забронированных путевок;
- По количеству койко-дней: учет ведется по количеству дней, ночей или суток пребывания.
Формирование задолженности:
- С подтверждением: задолженность начисляется после проведения ночного аудита или при оказании услуг (выбор настройки доступен только при учете номенклатуры пребывания по количеству койко-дней);
- Без подтверждения: задолженность начисляется при регистрации гостя или при назначении услуг.
Настройка «Ночной аудит по расписанию» позволяет настроить автоматическую проверку в установленное время.
Формирование документа «Подтверждение задолженности» доступно в карте гостя и в подсистеме «Гостиница».
В карте гостя документ формируется для назначенных услуг по договорам карты гостя.
Для создания документа нажмите кнопку «Ночной аудит» в карте гостя:
В появившемся окне отображена информация о текущей задолженности:
Для изменения даты формирования документа выберите дату в соответствующем поле и нажмите кнопку «Сформировать»:
В подсистеме «Гостиница» можно сформировать документ «Подтверждение задолженности» для всех назначенных услуг. Для этого в разделе «Сервис» выберите «Ночной аудит»:
В открывшемся окне выберите контрагентов, для которых необходимо сформировать задолженность, и нажмите кнопку «Сформировать документ»:
В появившемся окне будет отображена информация о текущей задолженности выбранных гостей:
Особенности и преимущества
- Балансовая схема учета. Контур учета замкнут для одного гостя — выполнение всех операций по гостю сводит остатки на всех счетах в 0. Незакрытые остатки на счетах позволяют легко находить ошибки документов. Можно настраивать понятные и простые инварианты.
- Ресурс «Номенклатура» на счетах позволит видеть — какие услуги оплачены, а какие нет.
- Отсутствие ресурса «Документ-основание» уберет проблемы со сведением взаиморасчетов, созданных разными документами.
- Помощь и ускорение создания документов. Пользователь видит услуги, которые еще не были выставлены в Счете на оплату, или в Реализации, или не были Оплачены и легко создает соответствующие документы.
- Возможность контроля создания документов. Например, можно запрещать Выселять гостя пока по нему не сошлись Реализация и Взаиморасчеты.
- Возможность посмотреть «реальные» взаиморасчеты и сравнить их с данными бухгалтерии.
- Планируемый доход санатория — на счете «Услуги к оплате» с разделением на подтвержденный (Путевки) и планируемый (Заявки).
- Наличие обязательного документа «Счет на оплату» в цепочке:
- Позволяет пробивать чек всегда с признаком «Полной оплаты». Отсутствие «частичной оплаты» в чеке значительно упрощает кассовый учет.
- Дает возможность ручного распределения авансов.
- Дает возможность частичной оплаты услуг (1 массажа из 10 назначенных) через разделение счетов на оплату.
- Дает возможность контроля «Срока оплаты счета». Разделить, например, ожидаемые оплаты на просроченные и не просроченные. Дает возможность в будущем снимать планируемые услуги, которые не были вовремя оплачены.
- Документ «Счет на оплату» является обязательным, «Прием платежа» возможно сделать только на основании «Счета на оплату». Прием аванса от контрагента выполняется через «Счет на оплату».
- «Реализация товаров и услуг» — обязательна для закрытия контура. Это позволяет увидеть:
- Сколько реальной реализации выставлено клиентам за период, сколько из нее оплачено.
- Возможность выбора Контрагента и Договора, на которого будут выставлены услуги и принята оплата.
Возможности, которые смогут появиться в будущем
- Создавать новые или изменять существующие типовые операции у документов.
- Планировать оперативную реализацию (услуги парковки, трансфера).
- Назначать платные медицинские услуги по путевке.
- Отмечать факт выполнения незапланированных платных медицинских услуг.
Операции
- Список логических операций и документы, которые эти операции выполняют.
- Операции могут быть выполнены не по предложенному порядку — например, Реализацию можно выставить сразу после Планирования услуг.
- 1. Планирование услуг
- Путевка, Назначение услуг
- 2. Оказание запланированных услуг
- Регистрация Карты гостя (по Путевке), Оказание услуг
- 3. Оказание услуг
- Регистрация Карты гостя (без Путевки), Оперативная реализация, Заявки гостя (Продление, Переселение, Сокращение и т.д.)
- 4. Выставление счета на оплату
- Счет на оплату
- 5. Оплата счета
- Прием платежей
- 6. Реализация
- Реализация товаров и услуг
Процесс перехода на новую схему
- Переходить необходимо не раньше, чем с релиза 21.02.01.
- Старая схема оперативного учета будет продолжать полноценно работать еще несколько релизов:
- Все документы будут делать движения и в старом и новом оперативном учете.
- Все старые отчеты будут продолжать работать.
- При обновлении «Кинт: Управление санаторием» на релиз 21.02.01:
- Будут обработаны документы «Бронирование» (=Путевка) с даты обновления. Им будут добавлены движения по новому оперативному учету.
- Карты гостя, проживающие на момент обновления (и все связанные документы) — обработаны не будут.
- Все документы за прошлые периоды обработаны не будут.
- В результате, отчеты по новому оперативному учету будут касаться только новых гостей, которых заселили после обновления.
- Существует обработка «Формирование движений оперативного учета услуг», которая позволяет добавить движения старым гостям.
- Находится в интерфейсе «Администратор системы» — Параметры учета — «Формирование движений оперативного учета».
- Обрабатываются документы «Путевка» и «Карта гостя» за период (по дате заезда) и «Назначение услуг» без карты гостя (по дате документа).
- Движения документов по старой схеме оперативного учета не удаляются, обработку можно запускать повторно.
В текущей работе рекомендуется использовать отчеты нового оперативного учета — они находятся в разделе ВЗАИМОРАСЧЕТЫ — Оперативный учет услуг и помечены символом v2.
Для годового отчета за 2021 год, рекомендуется использовать отчеты старого оперативного учета — они находятся в разделе ВЗАИМОРАСЧЕТЫ — Оперативная реализация услуг.
