Методика работы с входящей корреспонденцией (УД77)

Материал из КинтВики
Версия от 14:05, 21 июля 2009; Rebot (обсуждение | вклад) (Робот: изменение Категория:Методические материалы по УД)
Перейти к: навигация, поиск

Делопроизводитель (секретарь) координирует следующие этапы работы с входящими документами:

  • Прием и первоначальная обработка поступившей корреспонденции.
  • Передача документов на рассмотрение руководителем (вынесение резолюция).
  • Регистрация документов.
  • Отправка документов на исполнение.
  • Контроль исполнения документов.
  • Текущее хранение и использование документов.
  • Передача документов на архивное хранение.

Конечно, в различных организациях состав этих этапов может различаться.


В соответствии с регламентированными в Вашей организации этапами работы с входящими документами необходимо для вида документов Входящие письма настроить бизнес-цикл работы с входящими письмами, например:

  1. Начало.
  2. Регистрация документа.
  3. Вынесение резолюции по документу.
  4. Отправка документа на исполнение (ознакомление).
  5. Конец.

Рассмотрим эти этапы подробнее.


1. Начало.

Это стандартный элемент начала любого бизнес-цикла, присутствует всегда. Из этого состояния осуществляется автоматический переход в состояние «Регистрация документа».


2. Регистрация документа.

Секретарь создает в системе документ вида «Входящее письмо», при необходимости присоединяет к нему файл с текстом документа или сканирует документ.

Затем секретарь отправляет документ на вынесение резолюции директору и по-регламенту относит директору бумажный оригинал.


3. Вынесение резолюции по документу.

Директор пишет свою резолюцию на бумажный документ и отдает его секретарю.

Если директор работает сам в программном комплексе, то он заносит данные резолюции в электронный аналог документа и документ автоматически отправляется секретарю.

Если директор сам не работает в программном комплексе, то секретарь, как его замещающий при получении бумажного документа с резолюцией заносит данные резолюции в электронный аналог документа и документ автоматически отправляется секретарю.


4. Отправка документа на исполнение (ознакомление).

Секретарь, просмотрев резолюцию директора, отправляет электронный вариант документа на исполнение (ознакомление) согласно резолюции.

Бумажный документ секретарь помещает в соответствующее дело.


5. Конец.

После окончания работ по документу электронный вариант документа переходит в архив.


Подобным же образом осуществляется работа с документами вида Входящие договоры.