Методика работы с внутренней корреспонденцией (УД77) — различия между версиями

Материал из КинтВики
Перейти к: навигация, поиск
м (Робот: изменение Категория:Методические материалы по УД)
м (Робот: Автоматизированная замена текста (-Категория:Public +))
 
Строка 60: Строка 60:
 
После окончания работ по документу электронный вариант документа переходит в архив.
 
После окончания работ по документу электронный вариант документа переходит в архив.
  
[[Категория:Public]]
+
 
 
[[Категория:Методические материалы (УД77)|В]]
 
[[Категория:Методические материалы (УД77)|В]]

Текущая версия на 14:27, 21 июля 2009

Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:

  • Составление проекта документа.
  • Согласование документа.
  • Проверка правильности оформления документа.
  • Подписание документа.
  • Регистрация документа.
  • Отправка документа на исполнение.
  • Контроль исполнения документа.
  • Текущее хранение и использование документа.
  • Передача документа на архивное хранение.

Конечно, в различных организациях состав этих этапов может различаться.


В соответствии с регламентированными в Вашей организации этапами работы с внутренними документами (приказ, распоряжение, инструкция, служебная записка и др.) необходимо для каждого вида внутренних документов настроить бизнес-цикл работы, например:

  1. Начало.
  2. Создание и редактирование документа.
  3. Согласование документа.
  4. Проверка правильности оформления документа.
  5. Подписание документа.
  6. Регистрация и отправка документа на исполнение (ознакомление).
  7. Конец.

Рассмотрим эти этапы подробнее.


1. Начало.

Это стандартный элемент начала любого бизнес-цикла, присутствует всегда. Из этого состояния осуществляется автоматический переход в состояние «Создание и редактирование документа».


2. Создание и редактирование документа.

Автор создает документ и отправляет его на согласование, например, начальнику отдела.


3. Согласование документа.

Начальник отдела пишет свою резолюцию на документ и документ автоматически отправляется автору.

Автор смотрит резолюцию начальника отдела. Если начальник отдела согласовал документ, то автор отправляет документ на следующий этап — «Проверка правильности оформления документа». Если начальник отдела не согласовал документ, то автор или дорабатывает документ и снова отправляет его на согласование, или прекращает работы по данному документу.


4. Проверка правильности оформления документа.

Документ для проверки правильности оформления получает сотрудник организации с ролью «Секретарь». Секретарь пишет свои замечания по оформлению документа, если они есть, и документ автоматически отправляется автору.

Автор читает замечания секретаря (если они есть), исправляет оформление документа, печатает сам документ и относит его на подпись директору. Также автор переводит работы по документу на следующий этап — «Подписание документа».


5. Подписание документа.

Директор подписывает (или не подписывает) документ.

Автор получает документа в приемной. Если директор подписал документ, то автор отправляет документ на следующий этап — «Регистрация и отправка документа», а бумажный документ передает секретарю. Если директор не подписал документ, то автор или дорабатывает документ и снова отправляет его на согласование, или прекращает работы по данному документу.


6. Регистрация и отправка документа на исполнение (ознакомление).

Секретарь получает подписанный бумажный документ от его автора, осуществляет регистрацию документа в системе и отправляет электронный вариант документа на исполнение (ознакомление) согласно резолюции..

Бумажный документ секретарь помещает в соответствующее дело.


5. Конец.

После окончания работ по документу электронный вариант документа переходит в архив.