Методика использования подсистемы «Учет автотранспорта» в КБУ

Методика использования подсистемы «Учет автотранспорта» в КБУ

Контур «Учет автотранспорта» программного комплекс «КИНТ. Бухгалтерский учет» позволяет учитывать пробег транспорта, израсходованный ГСМ, отработанное водителями время.

Начало работы

Перейти к объектам контура можно через «Панель функций.

или через меню "Производство":

или через меню "КБУ"

Заполнение справочников

Контур «Учет автотранспорта» содержит ряд справочников, которые надо заполнить перед регистрацией путевых листов в системе.

Дополнять эти справочники можно в процессе ввода документов.

Автомобили

В справочник заносим автомобили организации.

При добавлении нового автомобиля указываем его марку и регистрационный знак. Наименование (обозначение автомобиля в путевых листах) будет сформировано автоматически.

Регистрация ОС

Элемент справочника "Автомобили" предварительно необходимо записать.

При нажатии на кнопку "Регистрация ОС" будет создано новое "Основное средство" с признаком "Автотранспорт". Откроется форма его регистрации, в которой необходимо указать параметры расчета транспортного налога. Из формы регистрации можно открыть карточку ОС и указать данные бухгалтерского и налогового учета, параметры расчета амортизации.

Если "Основное средство" уже введено в систему, надо выбратьего в качестве ссылки на основное средство в карточке автомобиля.

Нормы расхода топлива

На закладке «Нормы расхода топлива» вводятся нормы расхода для разных видов топлива.

Указывается вид топлива (ссылка на элемент справочника «Номенклатура») и расход топлива в литрах на 100 км пробега.

Для грузовых автомобилей также указывается расход в литрах на тонно-километр и расход на погрузку.

Для спецтехники дополнительно можно указать расход в литрах на час работы.

Норма для автомобиля устанавливается с учетом даты применения. Например, если в автомобиль при модернизации установили новый двигатель, норма расхода может измениться. Новую норму следует установить с даты модернизации автомобиля. Тогда в путевых листах, введенных до модернизации и после расход топлива будет считаться по разным нормам.

Установка норм расхода топлива

Просматривать и корректировать нормы расхода топлива также можно через форму "Нормы расхода топлива". Здесь видны нормы для всех автомобилей одновременно.

Рейсы

Справочник содержит в себе данные о заранее известных и часто повторяющихся маршрутах транспортных средств.

Эти данные используются при заполнении путевых листов.

Ввод маршрута

В строках маршрута указываются пункты отправления и назначения, расстояние между ними, признак движения по городу.

В качестве пунктов следования могут указываться организации и контрагенты, либо можно ввести произвольный адрес.

Выбор пунктов отправления и назначения

При позиционировании курсора на строке маршрута, внизу экрана выводятся фактические адреса контрагента или организации, выбранных в качестве пунктов следования автомобиля.

Настройка параметров расчета затрат топлива

При расчете затрат топлива по норме, учитываются повышающие коэффициенты, предусмотренные распоряжением Минтранса РФ от 14 марта 2008 года № АМ-23-р.

• Сезонный коэффициент;
• Коэффициент при движении по городу (применяемые для населенных пунктов с численностью от 250 тысяч человек);
• Коэффициент при использовании кондиционера.

Эти коэффициенты настраиваются в форме «Учетная политика по автотранспорту». Для каждой организации могут быть настроены свои значения коэффициентов.

Коэффициенты устанавливаются с учетом даты. Так, в зимнее время могут не использоваться кондиционеры, а летом может не применяться сезонный коэффициент.

Путевой лист

Документ Путевой лист регистрирует пробег автомобилей, расход топлива, время работы водителей. Так же из него распечатываются типовые формы путевых листов.

Ввод путевого листа

В новом путевом листе надо задать дату путевого листа и автомобиль. Автоматически будет установлен Водитель из элемента справочника выбранного автомобиля. Если автомобилем в этот день управлял другой сотрудник, водителя можно указать вручную.

Вводить строки маршрута можно подбором из справочника "Рейсы" или вручную.

Подбор рейсов из справочника

При нажатии на кнопку "Добавить рейс" открывается форма списка справочника "Рейсы". Строки маршрута выбранных рейсов добавляются в документ "Путевой лист". При этом они остаются сгруппированными по подобранным рейсам.

При подборе в путевой лист переносится расстояние, признак движения по городу, и определяется суммарный повышающий коэффициент (в %).

Коэффициент складывается из:

• установленного в учетной политике на дату путевого листа сезонного коэффициента;
• коэффициента при использовании кондиционера, если в автомобиле путевого листа есть кондиционер;
• коэффициента движения по городу, если строка маршрута относится к городу.

Одновременно производится расчет затрат топлива по норме для каждой строки маршрута с учетом нормы расхода топлива, указанной в справочнике автомобиля и суммарного повышающего коэффициента.

Для легкового автомобиля затраты топлива рассчитываются по формуле ([Расстояние] * [Норма литров на 100 км для автомобиля]) / 100 * [Суммарный повышающий процент] / 100.

Для пунктов маршрута, соответствующих организациям и контрагентам, ниже таблицы маршрута отображаются их фактические адреса.

Добавление произвольной строки маршрута

Также возможен ручной ввод произвольных строк маршрута. При этом точно так же как и при подборе рассчитывается суммарный коэффициент и определяются затраты топлива с учетом введенного расстояния.

Затраты топлива

На закладке "Затраты топлива" выводится итоговая строка по нормативным затратам для всех строк маршрута.

"Остаток на начало рейса" определяется по предыдущему путевому листу автомобиля. Полученное за день топливо (заправка на складе, заправка на АЗС) вводится общей суммой в поле "Выдано"; "Остаток после рейса" можно ввести в соответствии с показаниями приборов автомобиля. Тогда "Затраты по факту" будут рассчитаны как [Остаток после рейса] - [Выдано топлива] - [Остаток до рейса]. Можно, наоборот, ввести вручную значение в поле "Затраты по факту". Тогда будет рассчитан "Остаток до рейса".

В колонке "Экономия / перерасход" сопоставляются «Затраты по факту» и «Затраты по норме». Если «Затраты по факту» больше чем «Затраты по норме», выводится «Перерасход», в противном случае – «Экономия».

Печать бланка путевого листа легкового автомобиля