Документ "Заявка" (КУС)

Материал из КинтВики
Перейти к: навигация, поиск

В системе ведётся учёт заявок на пребывание в санатории от физических и юридических лиц.

В документе Заявка фиксируется информация от потенциального клиента о желании приобретения путёвки с указанием необходимых требований. Все заявки, принятые от клиентов, регистрируются в системе. Затем по заявкам создаются путевки клиентам и бронируются номера гостиницы.

Заявка может быть на одного или несколько человек.

Юридические лица (разные компании, организации) часто группами отправляют на лечение в санаторий своих сотрудников. Для таких компаний составляется заявка на очень много человек. Например, в начале года компания может оставить в санатории заявку о том, что она хочет направить к ним на отдых и лечение в течение года 40 человек: 10 в мае, 10 в августе, 15 в сентябре и 5 в октябре.

Статусы заявки:

  • «Черновик» — новая заявка от создания до ее регистрации.
  • «На исполнении» — заявка от регистрации до бронирования гостиничных номеров для людей из нее и создания им путевки(-ок).
  • «Исполнена (закрыта)» — отработанная заявка, по которой созданы путевки и забронированы номера гостям, либо оформлен отказ. Такие заявки скрываются из общего журнала. Их можно посмотреть нажав на верхней панели инструментов журнала кнопку Все.png Все.

Журнал заявок

Заявки хранятся в журнале заявок. Чтобы его открыть, в основном разделе программы БРОНИРОВАНИЕ нажмите Заявки.

Чтобы открыть заявку, дважды щелкните по ней в журнале мышью или установите на нее курсор и нажмите клавишу Enter.

Отработанные заявки со статусом «Исполнена (закрыта)», по которым созданы путевки и забронированы номера гостям, скрываются из общего журнала. Их можно посмотреть нажав на верхней панели инструментов журнала кнопку Все.png Все.

Журнал заявок

Создание заявки

Заявку на посещение санатория можно создать следующими способами:

Работа с заявкой

Регистрация заявки

Документы «Заявка» предназначены для фиксирования заявок от всех желающих посетить санаторий. Заявку необходимо создать и зафиксировать в ней информацию о клиенте: ФИО заявителя (контрагента), количество проживающих и контактную информацию; установить срок пребывания и желаемые варианты проживания, питания и лечения. На закладке Гости в ячейке «Категория номера» нужно указать категорию номера, в которой желает жить человек — например, «Стандарт», «Бизнес», «Люкс».

После заполнения полей нажмите кнопку Зарегистрировать.

  • Заявка зафиксируется в программе.
  • На форме заявки появится кнопка Создать бронь (с ее помощью осуществляется окончательное бронирование гостиничных номеров для людей из заявки).
  • Статус заявки становится «На исполнении».

В дальнейшем зарегистрированные заявки можно открыть и выполнить дальнейшие действия — забронировать номера для гостей из заявки, тем самым создав им путевки.

Бронирование гостиничных номеров (создание путевок)

Предварительное бронирование

На форме заявки нажмите кнопку Забронировать — осуществится предварительное бронирование номера(-ов) в категорию номеров для гостей, указанных в заявке: программа отметит в указанной категории номеров необходимое количество номеров из заявки.

На форме заявки появится кнопка Подтвердить бронь, с помощью которой осуществляется окончательное бронирование.

Окончательное бронирование

Способ 1. После регистрации заявки нажмите кнопку Создать бронь.
Откроются формы Бронирование и Поиск мест, с помощью которых выберите подходящие гостиничные номера для людей из заявки.

Способ 2. После предварительного бронирования нажмите кнопку Подтвердить бронь.

При окончательном бронировании происходит следующее:

  • Подтверждение предварительной брони — бронирование конкретных мест в гостинице для людей из заявки.
  • Создаётся документ «Путёвка». Он отображается в заявке на закладке Документы.
  • Статус заявки становится «Исполнена (закрыта)».

Прочие действия с заявкой

Для информирования клиента о получении путёвки из документа «Путевка» можно создать уведомление и отправить его клиенту по электронной почте.

С помощью кнопки Счет на оплату можно создать документ «Счёт на оплату» и отправить его по электронной почте контрагенту для оплаты. Счета отображаются в заявке на закладке Оплата.


YouTube.png

Форма заявки

Заявка на бронь.png

Документ «Заявка» содержит следующие закладки:

Гости

Список отдыхающих по заявке.

Оплата

Список документов, выставленных к оплате: счета на оплату, документы приема и возврата платежей.

Операции

Типовые операции, совершенные по данной заявке.

Документы

Списки путевок, уведомлений и справок по заявке.

Приложения

Список всевозможных файлов разных форматов, приложенных к заявке. С помощью кнопки Добавить можно добавить файл на закладку. С помощью панели инструментов на закладке можно работать с файлами.

Раздел Дополнительные свойства

Этот раздел находится внизу формы путевки и открывается и скрывается щелчком мыши по его названию.
В разделе находится список дополнительных свойств к путевке, значения которых можно выбирать. Таким образом можно указать некоторые дополнительные параметры к путевке, отражающие требования гостя. Дополнительные свойства создаются программистами или администратором системы, а на этой закладке только отображаются и доступны для использования. Пример дополнительного свойства: «Вид из окна», его значения — на лес, на озеро, во внутренний двор, на фонтан, на бассейн. С помощью этого дополнительного свойства можно указать какой вид из окна своего номера хочет гость и подобрать ему именно такой номер.

Кнопки:

Отказ

Отказ от заявки. Он оформляется если в санатории нет мест или если клиент сам позвонил и по какой-то причине отказался ехать в санаторий. При нажатии на эту кнопку у заявки устанавливается статус «Исполнена (закрыта)». Заявки с отказами по умолчанию скрыты из списка в Журнале заявок. Их можно увидеть, нажав кнопку Все.png Все — они отображаются в журнале серым шрифтом. Заявки с отказами доступны для просмотра, но работать с ними больше нельзя.

Счет на оплату

Создать документ «Счет на оплату». Он отображается на закладке Документы — Счета на оплату.

Создать путевки

Забронировать номер и создать путевку на каждого человека в заявке.

Закладка Гости

Добавить.png — добавить гостя.

Копировать.png — добавить гостя копированием выбранного (того, на котором стоит курсор).

Удалить.png — удалить гостя.

Заполнитьавтоматическое заполнение таблицы гостей введенными параметрами.

Бинокль.png — поиск гостиничного номера для гостя (откроется форма Поиск мест).

Установить значение в колонке.png — установить одно значение для всех гостей в столбце. Массовое изменение одного параметра пребывания для нескольких гостей.

Контрагент — установить контрагентом заявки текущего гостя.

Путевка — забронировать номер и создать путевку на выбранного гостя.

Отказ — оформить отказ от заявки выбранного гостя.

Стоимость — пересчитать стоимость путевки для каждого гостя. Изменится столбец «Номенклатура, Стоимость».

Расшифровка — откроется документ «Расшифровка стоимости» путевки для выбранного гостя — в нем будет расписано, из чего она состоит, складывается.

Все параметры — в таблице гостей отобразятся скрытые столбцы: «Время заезда, Время выезда», «Вариант лечения, Вариант питания», «Стоимость проживания», «Стоимость лечения», «Стоимость питания». Из названия отображаются курсивом. Повторное нажатие на эту кнопку скроет эти столбцы.

Автоматическое заполнение таблицы гостей

С помощью кнопки Заполнить можно заполнить таблицу гостей автоматически введенными параметрами. В появившемся окне введите количество гостей и необходимые параметры их пребывания.

Файл:Заполнение таблицы гостей.png

Нажмите кнопку Выполнить и таблица гостей заполнится указанными параметрами. Количество строк в таблице будет равно указанному количеству гостей.

Заявка создание.png

Массовое изменение одного параметра пребывания для нескольких гостей

Если нужно изменить один параметр пребывания для множества гостей (установить одно значение в колонке для нескольких гостей), например, изменить у нескольких гостей вариант проживания, или очистить ячейки в одной колонке у нескольких гостей, установите курсор на одну из ячеек, значение в которой надо изменить, выделите мышью в списке нужных гостей (с помощью клавиш Shift или Ctrl) и нажмите кнопку Установить значение в колонке.png.

В открывшемся окне:

  • выберите нужное значение,
  • укажите — установить выбранное значение или очистить значения в выделенной колонке у выбранных гостей,
  • укажите, для каких ячеек выполнить действие — для заполненных или незаполненных или и у тех и других (можно установить обе галочки, тогда указанное значение установится во всех выбранных ячейках в колонке),

Нажмите кнопку Установить.

Таким образом очень быстро и удобно можно изменять значение ячеек у большого количества гостей.

Выбор действия.png