Документ "Заявка" (КУС)

Материал из КинтВики
Перейти к: навигация, поиск

В системе ведётся учёт заявок на пребывание в санатории от физических и юридических лиц.

В документе «Заявка» фиксируется информация от потенциального клиента о желании приобретения путёвки с указанием необходимых требований. Все заявки, принятые от клиентов, регистрируются в системе. Затем по заявкам создаются путевки клиентам и бронируются номера гостиницы.

Заявки хранятся в журнале заявок. Чтобы его открыть, на основной панели навигации в разделе БРОНИРОВАНИЕ нажмите Заявки.

Виды заявок:

  • индивидуальная — на одного человека;
  • групповая — на несколько (много) человек. Такие заявки делают санаториям, как правило, юридические лица — компании, которые хотят отправить на лечение в санаторий своих сотрудников. Например, в начале года компания может оставить в санатории групповую заявку о том, что она хочет направить к ним на лечение в течение года 40 человек: 10 в мае, 10 в августе, 15 в сентябре и 5 в октябре. Групповую заявку также может оставить семья из нескольких человек или компания друзей.


Журнал заявок

Создание заявки

Создать заявку можно следующими способами:

  • Из Интерфейса «Менеджер продаж» на закладке Заявки нажав кнопку Создать.
  • Из Шахматки администратора гостиницы. Выделите мышью период заявки и в контекстном меню выберите пункт Индивидуальная заявка или Групповая заявка.
  • Из журнала заявок нажав кнопку Создать.

Создание заявки из Интерфейса «Менеджер продаж»


Создание заявки из Шахматки администратора гостиницы

Работа с заявкой

Документ «Заявка» предназначен для оформления путевок по заявке клиента. Новый документ необходимо создать и зафиксировать в нём информацию, полученную от клиента: указать ФИО заявителя (контрагента), количество проживающих и контактную информацию; установить срок пребывания и желаемые варианты проживания, питания и лечения. После заполнения полей нажмите кнопку Зарегистрировать.

Групповая заявка

Все зарегистрированные заявки находятся в состоянии «На исполнении» — это значит, что по данным заявкам не проведена операция «Бронирование».

При включенной настройке «Бронирование по заявкам» документ открывается в упрощенной форме, на которой отображены только контрагент, категория номера и период пребывания:

Упрощенная форма документа «Заявка»

Но в документ «Заявка» заносится намного больше информации. Чтобы отобразить полную форму заявки, нажмите кнопку Все параметры.

Полная форма документа «Заявка»

Операция бронирования осуществляется через кнопку «Бронирование», при этом автоматически создаётся документ «Путёвка» и отражается в заявке на закладке «Документы». После проведения операции бронирования состояние заявки автоматически изменяется и переходит в «Исполнена (закрыта)».

Заявка от физлица.png


С помощью кнопки Счет на оплату можно создать документ «Счёт на оплату» и отправить его по электронной почте для дальнейшей оплаты. Счета отображаются на закладке Документы — Счета на оплату. Для информирования клиента о получении путёвки в системе предусмотрена возможность создания и отправки по электронной почте документа «Уведомление».

Все обработанные (исполненные) заявки скрываются из общего журнала. Их можно посмотреть нажав кнопку Показать все. В дальнейшем работа ведётся с документом «Путёвка».

Видео Создание и обработка заявки на путевку

Групповая заявка

Групповая заявка — это заявка от одного контрагента на несколько человек.

Люди, входящие в заявку, отображаются на закладке Гости.

С помощью кнопки Гость можно добавить человека в заявку.

С помощью кнопки Группа можно добавить группу, в которую потом с помощью кнопки Гость можно добавлять людей. Чтобы добавить человека в группу, надо чтобы курсор стоял либо на строке с группой, либо на человеке из этой группы.

Группировать людей можно:

  • по категории номера — если группа людей будет жить в номерах одной категории. Для этого установите курсор на строку с группой и в колонке «Категория номера» выберите категорию.
  • по гостиничному номеру — если группа людей будет жить в одном номере. Для этого установите курсор на строку с группой и в колонке «Номер гостиницы» выберите номер.
  • дате заезда — если люди приедут в один день. Для этого установите курсор на строку с группой и в колонке «Дата заезда» выберите дату.
  • по гостиничному номеру и дате заезда — если люди будет жить в одном номере и приедут в один день.
  • как вам угодно по произвольному не предусмотренному программой признаку. В этом случае в колонках «Номер гостиницы» и «Дата заезда» ничего устанавливать не надо.

Параметры гостей заполняются в табличной части, для этого дважды щелкните в нужной колонке мышью.

Для каждого человека из группы могут быть установлены разные параметры пребывания, отчего зависит цена путевки, которая отображается в столбце «Стоимость» для каждого гостя.

Людей можно «перетаскивать» мышью из группы в группу.

Обратите внимание, что при установке курсора на строку с группой и строку с именем гостя названия колонок таблицы меняются:

Колонки группы людей


Колонки гостя

Массовое изменение одного параметра пребывания для нескольких гостей

Если нужно изменить один параметр пребывания для множества гостей (установить одно значение в колонке для нескольких гостей), например, изменить у нескольких гостей вариант проживания, или очистить ячейки в одной колонке у нескольких гостей, установите курсор на одну из ячеек, значение в которой надо изменить, выделите мышью в списке нужных гостей (с помощью клавиш Shift или Ctrl) и нажмите кнопку Установить значение в колонке.png.

В открывшемся окне:

  • выберите нужное значение,
  • укажите — установить выбранное значение или очистить значения в выделенной колонке у выбранных гостей,
  • укажите, для каких ячеек выполнить действие — для заполненных или незаполненных или и у тех и других (можно установить обе галочки, тогда указанное значение установится во всех выбранных ячейках в колонке),

Нажмите кнопку Установить.

Таким образом очень быстро и удобно можно изменять значение ячеек у большого количества гостей.

Выбор действия.png

Видео Групповая заявка, заявка на путевки от юридических лиц в «Кинт: Управление санаторием»

Интерфейс заявки

Документ «Заявка» содержит следующие закладки:

Гости — cписок отдыхающих по заявке.

Операции — типовые операции, совершенные по данной заявке.

Оплата — список документов, выставленных к оплате: счета на оплату, документы приема и возврата платежей.

Дополнительные свойства — на этой закладке находится список дополнительных свойств к путевке, значения которых можно выбирать. Таким образом можно указать некоторые дополнительные параметры к путевке, отражающие требования гостя. Дополнительные свойства создаются программистами или администратором системы, а на этой закладке только отображаются и доступны для использования. Пример дополнительного свойства: «Вид из окна», его значения — на лес, на озеро, во внутренний двор, на фонтан, на бассейн. С помощью этого дополнительного свойства можно указать какой вид из окна своего номера хочет гость и подобрать ему именно такой номер.

Документы — cписки счетов на оплату, путевок, уведомлений и справок по заявке.

Приложения — список всевозможных файлов разных форматов, приложенных к заявке. С помощью кнопки Добавить можно добавить файл на закладку. С помощью панели инструментов на закладке можно работать с файлами.

Кнопки:

Отказ — отказ от заявки. Он оформляется если в санатории нет мест или если клиент сам позвонил и по какой-то причине отказался ехать в санаторий. При нажатии на эту кнопку у заявки устанавливается статус «Исполнена (закрыта)». Заявки с отказами по умолчанию скрыты из списка в Журнале заявок. Их можно увидеть, нажав кнопку Файл:Кнопка Все.png Все — они отображаются в журнале серым шрифтом. Заявки с отказами доступны для просмотра, но работать с ними больше нельзя.

Счет на оплату — создать документ «Счет на оплату». Он отображается на закладке Документы — Счета на оплату.

Подтвердить бронь — подтвердить бронь на группы человек или на каждого человека в заявке:

  • на группу — создастся столько путевок, сколько групп в заявке. В каждой путевке будет столько строк с данными гостей, сколько человек в каждой группе. Например, в заявке 2 группы, в первой 2 человека, во второй 3. При подтверждении брони на группу создастся 2 путевки — для первой и второй группы гостей. В путевке для первой группы будут записаны 2 человека, в путевке для второй группы будут записаны 3 человека.
  • на каждого — создастся по путевке на каждого человека в заявке. То есть если в заявке всего 5 человек, то создастся 5 путевок — на каждого человека.