Документ "Совещание" (УД77)

Материал из КинтВики
Версия от 10:10, 21 июля 2009; Rebot (обсуждение | вклад) (Робот: Автоматизированная замена текста (-Документ УД. Элемент «Вложение» +Документ. Элемент «Вложение» (УД77)))
Перейти к: навигация, поиск

Система предоставляет возможность планирования и проведения совещаний. При планировании совещания пользователь заводит в системе документ «Совещание», определяет список участников, время, место и тему проведения совещания. Лицам, указанным в списке участников можно своевременно послать уведомление о запланированном совещании. В этом же документе фиксируется протокол проведения совещания, вопросы и решения, принятые по этим вопросам. Сюда же можно прикрепить вложения — файлы любого типа(например, аудиоматериалы).

Документ «Совещание» поддерживает механизм подписания — можно указать необходимый перечень лиц, которые должны обязательно ознакомиться с запланированным совещанием и заверить этот факт подписью до даты, указанной в документе. Подписание производится нажатием одной кнопки, при этом система регистрирует дату подписания.

Меню Журналы > Совещания


Все журналы системы унифицированы, работа с ними описана в разделе Журнал документов (УД).


Создать новый документ можно несколькоми способами — см. раздел Способы создания документа.


Документ «Совещание» содержит закладки:

  • Содержание — содержит основные реквизиты документа и вложения к нему.
  • История — история изменений состояния документа и наложенные на него резолюции.

Элементы управления журналов/документов являются стандартными для всех журналов, их назначение описано в разделе Условные обозначения и пиктограммы (УД).


Закладка «Содержание»

Dokument soveschanie zakladka soderjanie.png


Закладка «Содержание» содержит главную информацию о документе:

  • Реквизиты — номер, дата регистрации документа в системе. Нумерация протоколов производится автоматически. При необходимости номер протокола можно изменить, но он должен быть уникальным.
  • Ответственный — пользователь, ответственный за проведение совещания.
  • Проведение — дата совещания; время начала и окончания совещания; место проведения совещания.
  • Основание — указывается документ, на основании которого проводится совещание.
  • Тема — тема совещания, автоматически переносится в поле «Содержание».
  • Категория — определяет категорию документа (совещание), реквизит регламентирован.
  • Бюджет  — бюджет совещания.
  • Этап — если совещание проводится по вопросам некого проекта, здесь указывается этап этого проекта, задачи которого требуют обсуждения.
  • Приоритет — указание приоритета приказа (обычный, повышенный, высокий).
  • Дело — используется для определения дела согласно принятой на предприятии номенклатуре дел, к которому относится данное совещание. Ссылка на элементы справочника Номенклатура дел.


Внимание!

Перед формированием списка вопросов необходимо заполнить таблицу "Участники".


  • В таблице «Разделы» составляется перечень разделов для обсуждения. В каждом разделе можно создавать произвольное количество вопросов для обсуждения. Количество вопросов по данному разделу отображается в колонке «Кол-во».
  • В таблице «Участники» указываются физические лица или пользователи системы, принимающий участие в совещании. Элемент справочников Физические лица или Пользователи по выбору. По кнопке Knopka formirovaniya uvedomleniy uchastnikam soveschaniya.png можно создать уведомление участникам совещания о запланированном мероприятии.
  • В таблице «Вопросы» отражаются данные по вопросам совещания. Для каждого вопроса можно ввести реквизиты:
    • Вопрос — вопрос, поставленный на совещании.
    • Решение — решение, принятое по данному вопросу.
    • Протокол. При заполнении протокола используется список участников совещания. Чтобы добавить комментарий участника, выделите его в списке, и по кнопке «Добавить комментарий участника» Dobkom0003.jpg в поле «Протокол» отразится участник совещания и точное время внесения комментария (при необходимости можно редактировать). Затем непосредственно в поле «Протокол» введите текст комментария.


Закладка «История»

Dokument soveschanie zakladka istoriya.png


Закладка «История» отражает изменения состояний документа, вложения, связанные с проведением данного совещания, список подписчиков.

Описание истории переходов документа между состояниями (движение документа)и списка резолюций см. в разделе Документ. Закладка "История" (УД77). Работа с вложениями описана в Документ. Элемент «Вложение» (УД77)).

Рассмотрим работу с подпиской на документ.

Группа полей Адресаты (Подписчики) используется, если с документом необходимо ознакомить некоторый круг лиц. Например, чтобы удостовериться, что все участники получили уведомление о планируемом совещании:

  • Заполнение списка лиц производится в поле Подписчик выбором из справочника Пользователи (по кнопке Описание УАУ- 0023.png). Всем им при сохранении документа придет уведомление на ознакомление с документом.
  • Поле Подписать до позволяет установить дату, до которой с документом должны ознакомиться все подписчики.
  • Пользователь, получив уведомление с приказом, открывает приказ и, после ознакомления с ним, на закладке «История» нажимает кнопку КПодписать.png- нажатие этой клавиши свидетельствует о том, что пользователь ознакомился с документом, дата и фамилия подписавшего автоматически фиксируется системой в полях Дата подписания, Подписавший заполняются.
  • Можно также в отдельном окне просмотреть список всех сотрудников организации, подписавших приказ, нажав кнопку КПодписчики.png.
  • Регистратор (автор) - ФИО сотрудника, зарегистрировавшего совещание.
  • Последнее редактирование - информация о последнем редактировании документа, дата редакции и автор, внесший изменения.