Методика работы с исходящей корреспонденцией (УД77)

Материал из КинтВики
Версия от 13:45, 23 ноября 2008; Rebot (обсуждение | вклад) (Automatic page editing)
Перейти к: навигация, поиск


Обработка исходящих (отправляемых) документов в общем случае состоит из следующих этапов:

  • Составление проекта (черновика) документа.
  • Согласование проекта.
  • Проверка правильности оформления документа.
  • Подписание.
  • Регистрация корреспонденции.
  • Отправка документа адресату.
  • Подшивка второго экземпляра в дело.

Конечно, в различных организациях состав этих этапов может различаться.


В соответствии с регламентированными в Вашей организации этапами работы с исходящими документами необходимо для вида документов Исходящие письма настроить бизнес-цикл работы с исходящими письмами, например:

  1. Начало.
  2. Создание и редактирование документа.
  3. Согласование документа.
  4. Проверка правильности оформления документа.
  5. Подписание документа.
  6. Регистрация и отправка документа.
  7. Конец.

Рассмотрим эти этапы подробнее.

1. Начало.

Это стандартный элемент начала любого бизнес-цикла, присутствует всегда. Из этого состояния осуществляется автоматический переход в состояние «Создание и редактирование документа».


2. Создание и редактирование документа.

Автор создает документ вида «Исходящее письмо» и отправляет его на согласование, например, начальнику отдела.


3. Согласование документа.

Начальник отдела пишет свою резолюцию на документ и документ автоматически отправляется автору.

Автор смотрит резолюцию начальника отдела. Если начальник отдела согласовал документ, то автор отправляет документ на следующий этап — «Проверка правильности оформления документа». Если начальник отдела не согласовал документ, то автор или дорабатывает документ и снова отправляет его на согласование, или прекращает работы по данному документу.


4. Проверка правильности оформления документа.

Документ для проверки правильности оформления получает сотрудник организации с ролью «Секретарь». Секретарь пишет свои замечания по оформлению документа, если они есть, и документ автоматически отправляется автору.

Автор читает замечания секретаря (если они есть), исправляет оформление документа, печатает сам документ и относит его на подпись директору. Также автор переводит работы по документу на следующий этап — «Подписание документа».


5. Подписание документа.

Директор подписывает (или не подписывает) документ.

Автор получает документа в приемной. Если директор подписал документ, то автор отправляет документ на следующий этап — «Регистрация и отправка документа», а бумажный документ передает секретарю. Если директор не подписал документ, то автор или дорабатывает документ и снова отправляет его на согласование, или прекращает работы по данному документу.


6. Регистрация и отправка документа.

Секретарь получает подписанный бумажный документ от его автора, осуществляет регистрацию документа в системе, отправляет документ контрагенту.

После окончания данного этапа документ переходит в архив.


Подобным же образом осуществляется работа с документами вида Исходящие договоры.

Эта статья или раздел созданы автоматически. Любые правки будут перезаписаны. Пожалуйста, оставляйте свои замечания на вкладке — «Обсуждение».