Материал из КинтВики

Содержание 1 Концепция продукта 1.1 Общая характеристика 1.1.1 Основные возможности 1.1.2 Области применения 1.2 Обзор подсистем 1.2.1 Бизнес-процессы и управление задачами 1.2.2 Деловой документооборот 1.2.3 Электронное хранилище документов 1.2.4 Управление отношениями с клиентами (CRM) 1.2.5 Подсистема контроля прав 2 Руководство пользователя 2.1 Запуск программы 2.2 Основные интерфейсы 2.2.1 Рабочий стол 2.2.1.1 Панель навигации 2.2.1.1.1 Закладка «Документы» 2.2.1.1.2 Закладка «Справочники» 2.2.1.1.3 Закладка «Настройка» 2.2.2 Таблица отборов и разворотов 2.2.2.1 Колонки 2.2.2.2 Кнопки командной панели 2.2.2.3 Контекстное меню 2.2.2.4 Примеры 2.2.2.4.1 Пример 1: Фильтр по «Исполнителю» и «Автору» 2.2.2.4.2 Пример 2: Список документов по авторам 2.2.2.4.3 Пример 3: Список документов по исполнителям 2.3 Справочники 2.3.1 Форма списка справочников 2.3.1.1 Основные элементы формы 2.3.1.2 Работа со списком элементов 2.3.2 Справочник «Организации» 2.3.2.1 Основные реквизиты 2.3.2.2 Контакты 2.3.2.3 Сотрудники 2.3.2.4 Документы организации 2.3.3 Справочник «Сотрудники» 2.4 Бизнес-процессы 2.4.1 Процесс 2.4.1.1 Основные реквизиты 2.4.1.2 Маршрут процесса 2.4.1.3 Исполнители 2.4.1.4 Дела и подразделения 2.4.1.5 Ссылки 2.4.2 Этап процесса 2.4.2.1 Исполнители 2.4.2.2 Условия перехода 2.4.2.3 Процессы 2.4.2.4 Подпроцессы 2.4.2.5 Ссылки 2.4.3 Роли сотрудников 2.4.3.1 Основные реквизиты 2.4.3.2 Предопределенные роли 2.4.3.3 Ссылки 2.4.4 Позиции сотрудников 2.4.4.1 Основные реквизиты 2.4.4.2 Список сотрудников 2.4.4.3 Ссылки 2.4.5 Настройка процесса 2.4.5.1 Маршрут процесса 2.4.5.1.1 Этапы бизнес-процесса 2.4.5.1.2 Переходы 2.4.5.2 Настройка исполнителей 2.4.5.2.1 Участники процесса 2.4.5.2.2 Исполнители этапов 2.4.5.3 Дела и подразделения 2.5 Документооборот 2.5.1 Общие интерфейсы 2.5.2 Разворот документов 2.5.2.1 Принцип построения дерева 2.5.2.2 Журнал документов 2.5.2.2.1 Элементы управления 2.5.2.2.2 Режимы журнала 2.5.2.2.3 Работа со списком элементов 2.5.2.2.4 Командная панель формы 2.5.2.2.5 См. также 2.5.2.3 Форма документа 2.5.2.3.1 Закладки 2.5.2.3.2 Создание документа 2.5.2.3.3 Редактирование документа 2.5.2.3.4 Кнопки формы 2.5.2.4 Дайджест 2.5.3 Виды документов 2.5.4 Предопределенные виды 2.5.4.1 Журнал «Договоры» 2.5.4.1.1 Входящий/исходящий договор 2.5.4.1.2 Закладка «Содержание» 2.5.4.1.3 Закладка «Договор» 2.5.4.1.4 Закладка «Приложения» 2.5.4.1.5 Закладка «Учет ресурсов» 2.5.4.1.6 Закладка «История» 2.5.4.1.7 Как создать новый документ? 2.5.4.1.8 Как перевести документ на следующий этап? 2.5.4.2 Входящая и исходящая корреспонденция 2.5.4.2.1 Входящее/исходящее письмо 2.5.4.2.2 Закладка «Содержание» 2.5.4.2.3 Закладка «Письмо» 2.5.4.2.4 Закладка «Приложения» 2.5.4.2.5 Закладка «Учет ресурсов» 2.5.4.2.6 Закладка «История» 2.5.4.2.7 Как создать новый документ? 2.5.4.3 Учет контактов 2.5.4.3.1 Закладка «Содержание» 2.5.4.3.2 Закладка «Контакт» 2.5.4.3.3 Закладка «Приложения» 2.5.4.3.4 Закладка «Учет ресурсов» 2.5.4.3.5 Закладка «История» 2.5.4.3.6 Как создать новый контакт? 2.5.4.3.7 Как перевести контакт на следующий этап? 2.5.4.4 Журнал «Служебные записки» 2.5.4.4.1 Служебная записка (заявление) 2.5.4.4.2 Закладка «Содержание» 2.5.4.4.3 Закладка «Служебная записка» 2.5.4.4.4 Закладка «Приложения» 2.5.4.4.5 Закладка «Учет ресурсов» 2.5.4.4.6 Закладка «История» 2.5.4.4.7 Как создать новый документ? 2.5.4.4.8 Как перевести документ на следующий этап? 2.5.5 Механизмы 2.5.5.1 Взятие документов на контроль 2.5.5.1.1 Список документов на контроле 2.5.5.1.2 Как взять документ на контроль? 2.5.5.1.3 Как снять документ с контроля? 2.5.5.1.4 Подписка 2.5.5.2 Уведомления о событиях 2.5.5.2.1 Виды уведомлений 2.5.5.2.2 Подписка 2.5.5.2.3 Отправка уведомлений 2.5.5.2.4 Просмотр уведомлений 2.5.5.3 Учет затрат ресурсов 2.5.5.3.1 Внесение информации об израсходованном времени 2.5.5.3.2 Получение отчета о затраченном времени 2.5.5.3.3 Оперативный способ контроля затраченного времени 2.5.5.4 Категории и свойства 2.5.5.4.1 Категории 2.5.5.4.2 Папки 2.5.5.4.3 Свойства 2.5.5.5 Поиск документов 2.6 Отчеты 2.6.1 Отчет «Исполнение задач» 2.6.1.1 Варианты отчета

Концепция продукта

Общая характеристика

Корпоративный портал «Кинт: Управление делами» предназначен для организации рабочего пространства взаимодействия сотрудников, для автоматизации документооборота, регламентации деловых процессов, контроля исполнения и согласования документов.

Портал «Управление делами» предоставляет возможность организациям различного масштаба и сферы деятельности оперативно управлять текущими задачами, используя при этом концепцию бизнес-процессов. Каждая задача проходит через этапы исполнения внутри определенного бизнес-процесса. Высокая степень гибкости, простота использования настроенных процессов организации является отличительной чертой продукта.

Продукт может быть использован на всех уровнях компании - руководителями подразделений, менеджерами, секретарями, ответственными за делопроизводство, рядовыми сотрудниками отделов продаж, маркетинга, клиентских отделов, служб поддержки — всеми, кто вовлечен в процессы документооборота предприятия. Данный продукт поможет руководителям компаний и организаций решить задачу повышения общей эффективности организационной деятельности.

Основные возможности

Корпоративный портал (КП) «Управление делами» позволяет:

• организовать учет деловой переписки внутри организации и с ее контрагентами;
• организовать выполнение задач через постановку задач и поручений исполнителям;
• упростить механизм согласования документов между подразделениями организации;
• настраивать бизнес-процессы в организации с распределением ролей сотрудников и зон ответственности;
• контролировать ход исполнения задач;
• управлять отношениями с клиентами;
• вести учет входящих и исходящих договоров;
• планировать и контролировать исполнение проектов различных видов;
• перейти от файлового хранения документов к электронному хранилищу (базе данных) с настройкой прав доступа к документам, гибкой классификацией по тематике, настройкой дополнительных реквизитов;
• производить выборки документов с возможностью многоуровневой группировки в динамическом режиме;
• работать с системой из любой точки мира.

Области применения

КП «Управление делами» нацелен на решение задач, которые традиционно разбивают на несколько направлений. Особенность (и преимущество) продукта заключается в объединении разноплановых, но связанных направлений в общей информационной среде.

По функциональным возможностям системы КП «Управление делами» можно отнести к следующим категориям программного обеспечения:

• Электронный документооборот
• Управление задачами
• Учет договоров
• Управление службой поддержки
• Управление проектами
• Управление отношениями с клиентами
• Формализация и учет структуры организации

Обзор подсистем

Бизнес-процессы и управление задачами

• Настройка шаблонов процессов.
• Формирование набора этапов и правил перехода между ними.
• Определение ролей и позиций, ответственных лиц.
• Связь этапов бизнес-процесса с ответственными исполнителями.
• Настройка свойств этапов и условий переходов.
• Контроль прохождения документов по этапам бизнес-процесса.
• Отображение состояния процессов в любых разрезах и группировках - по направлениям, проектам, процессам, этапам и пр.
• Учет времени выполнения задач.

Деловой документооборот

• Организация документооборота — разделение документов по видам, процессам, делам, проектам, подразделениям.
• Гибкая фильтрация и группировка документов по значениям свойств и категорий.
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
• Поддержка служебной переписки — докладные и служебные записки, объявления.
• Учет договоров — разделение по категориям (типам).
• Механизм уведомлений о событиях в системе.
• Механизм выборочного контроля документов.
• Возможность полнотекстового поиска документов.
• Возможность настройки дополнительных свойств документов.

Электронное хранилище документов

• Хранение документов, с возможностью получения актуальных данных о документах на любую дату, указанную пользователем.
• Приложения к документам различных типов — интернет-ссылки, файлы, изображения, объекты метаданных.
• Шаблоны договоров, актов и других документов с автоматическим заполнением данными из системы.

Управление отношениями с клиентами (CRM)

• Ведение базы данных организаций.
• Возможность учета сведений как об организации, так и о ее сотрудниках — контактных лицах.
• Учет и планирование контактов, сделок, переписки с контрагентами.
• Классификация организаций
• Возможность настройки дополнительных свойств для заданной категории организаций.
• Быстрый доступ ко всем документам организации.

Подсистема контроля прав

• Настройка прав доступа к объектам системы в соответствии с ролью пользователя.

Руководство пользователя

Запуск программы

Для входа в систему надо запустить программу «1С:Предприятие 8.2».

Для работы с системой на компьютере пользователя не нужна полная версия платформы «1С:Предприятие», достаточно части «Тонкий клиент» (запускаемый файл 1cv8c.exe).

Настройка подключения описана в разделе настройка подключения к системе.

Ввод логина и пароля пользователя

• Необходимо ввести логин и пароль и нажать «ОК».

Основные интерфейсы

Рабочий стол

Рабочий стол — это совокупность форм и команд, отображаемых в рабочей области основного окна приложения при начале работы с программой.

На рабочем столе могут быть отображены следующие панели:

• Панель навигации
• Журнал документов
• Панель уведомлений
• Документы на контроле

Настройка рабочего стола: Главное меню -> Сервис -> Настройка интерфейса -> Рабочий стол…

Панель навигации

Панель навигации обеспечивает быстрый доступ к основным объектам системы — документам и справочникам, а также к их настройке.

Закладка «Документы»

Виды документов

В левой части находится список видов документов системы. Пользователь может:

• открыть журнал документов соответствующего вида — двойной клик в списке;
• открыть журнал в новом окне — кнопка «Открыть в новом окне»;
• создать новый документ — кнопка «Создать документ».

Список настроек

При выборе вида документов в списке настроек отображаются сохраненные настройки для журнала документов соответствующего типа. Жирным шрифтом выделены общие для всех пользователей настройки. Создавать, редактировать и удалять общие настройки может только администратор информационной базы. Пользователь может:

• открыть журнал с выбранной настройкой — двойной клик в списке и кнопка «Открыть настройку»;
• удалить существующую настройку — кнопка «Удалить».

Прочие команды

• Закрыть — закрыть систему с сохранением информации об открытых окнах, при следующем запуске все окна будут вновь открыты;
• Исполнение задач — открыть отчет «Исполнение задач»;
• На контроле — открыть список документов на контроле;
• Уведомления — открыть панель уведомлений.

Закладка «Справочники»

Закладка «Настройка»

Таблица отборов и разворотов

Таблица отборов и разворотов предназначена для фильтрации списка объектов и настройки дерева разворотов.

Колонки

• Пиктограмма (только в журнале документов) — характеризует тип переменной

— Реквизит, свойство

— Условный классификатор

— Поиск

• Флаг разворота — включение/отключение разворота по переменной
• Переменная — наименование переменной
• Флаг отбора — включение/отключение отбора по значению переменной
• Значение — список значений отбора

Кнопки командной панели

• Добавить — добавление в таблицу новой переменной из числа реквизитов, свойств и категорий объекта
• Удалить — удаление переменной из таблицы
• Переместить вверх/вниз — перемещение строки таблицы; также возможно перетаскивание строк таблицы при помощи мыши

Контекстное меню

• Выбор значения отбора — выбор нового значения отбора, эквивалентно двойному клику в колонке «Значение»
• Очистить значение отбора — очистка значения отбора
• Установить значение по умолчанию — установка значения отбора по умолчанию: для переменных «Исполнитель» и «Автор» это текущий сотрудник, для переменной «Заказчик» — текущая организация
• Изменить список значений отбора — редактирование списка значений отбора

Примеры

Пример 1: Фильтр по «Исполнителю» и «Автору»

• Разворот тот же: по «Виду документа», «Бизнес-процессу» и «Этапу».
• Фильтр: «Исполнитель» = «Бах Иоганн Себастьян» и «Автор» = «Бетховен Людвиг Ван»

• Как видно, всего 2 задачи попали под условия отбора. Таким образом можно очень точно локализовать интересующий нас круг документов.

Пример 2: Список документов по авторам

• Разворот по «Автору» (1), «Виду документа» и «Бизнес-процессу».
• Фильтров нет.

• При развороте по «Автору» наглядно видно в каких бизнес-процессах ставит задачи каждый пользователь.

Пример 3: Список документов по исполнителям

• Разворот по «Исполнителю» (1), «Виду документа» и «Бизнес-процессу».
• Фильтров нет.

• При развороте по «Исполнителю» можно посмотреть, какие документы находятся на исполнении у каждого пользователя.

См. также

• Дерево разворотов

Справочники

Форма списка справочников

Форма списка справочника предназначена для просмотра, выбора, редактирования, управления актуальностью элементов справочника. Универсальная форма списка позволяет осуществлять различные отборы и развороты по произвольному множеству свойств и категорий элементов справочника. При этом состав и порядок этих свойств могут быть настроены пользователем. Форма стандартна для большинства справочников. Далее ее использование будет рассмотрено на примере справочника «Организации».

Основные элементы формы

Основные части формы:

1. таблица отборов и разворотов
2. список элементов справочника
3. дерево разворотов
4. краткое описание элемента справочника

Работа со списком элементов

С помощью кнопок командной панели списка элементов пользователь может выполнять следующие действия:

• Создать — создавать новый элемент справочника;
• Изменить — редактировать текущий элемент справочника;
• Удалить | Восстановить | Показать все — элемент управления с выпадающим списком для управления актуальностью элементов справочника:
  • Удалить — сделать элемент справочника неактуальным на дату из формы справочника. Начиная с этой даты элемент справочника не виден в списке, за исключением специального режима Показать все, описанного ниже;
  • Восстановить — делает неактуальный элемент справочника актуальным, начиная с даты из формы списка;
  • Показать все | Скрыть удаленные — управлять режимом отображения неактуальных элементов справочника. Режим Показать все отображает как актуальные, так и неактуальные элементы справочника. Неактуальные элементы отображаются красным цветом. В этом режиме возможно восстановление актуальности элемента с помощью команды Восстановить. В режиме Скрыть удаленные отображаются только актуальные элементы справочника;
• Найти — выполнять поиск элемента в списке. При поиске можно задать колонку для поиска и значение реквизита. В результате поиска в списке отображаются только элементы, содержащие введенное значение реквизита в выбранной колонке;
• Отменить поиск в списке — отменить поиск элемента в списке. Отменяет режим поиска, выполненный с помощью команды Найти. В списке снова отображаются все элементы.

Справочник «Организации»

Панель навигации -> Справочники -> Список организаций

Основные реквизиты

На закладке «Основные реквизиты» расположены следующие реквизиты организации:

• ИНН
• Форма собственности
• Регион
• Отрасль
• Фактический адрес
• Юридический адрес

На этой закладке также осуществляется ввод комментариев, редактирование контактной информации, редактирование свойств и категорий организации.

Контакты

На закладке «Контакты» отображается список контактов с организацией, сгруппированный по процессам.

Сотрудники

Закладка предоставляет доступ к списку сотрудников организации. Возможно создание новых и удаление существующих сотрудников.

Документы организации

Существует возможность открытия журнала документов с отбором по текущей организации. Для открытия журнала нажмите на кнопку «Открыть журнал документов» и выберите вид документа.

Справочник «Сотрудники»

Панель навигации -> Справочники -> Сотрудники

Реквизиты сотрудника:

• Наименование
• Физическое лицо
• Организация
• Табельный номер
• Дата приема
• Дата увольнения
• Основное подразделение

На закладках осуществляется ввод контактной информации, заполнение свойств, установка позиций сотрудников и работа с комментариями.

Бизнес-процессы

Процесс

Панель навигации -> Настройка -> Процесс

Основные реквизиты

• Наименование — имя процесса
• Вид документа — фиксирует вид документов, имеющих возможность проходить по данному процессу
• Описание

Маршрут процесса

Этапы

Командная панель:

• Добавить — добавить этап в процесс
• Изменить — открыть форму этапа для редактирования
• Переместить вверх/вниз — управление порядком этапов
• Удаление/Восстановление
  • Удалить — исключить этап из процесса
  • Восстановить — восстановить этап в процессе
  • Показать все / Скрыть удаленные — управление режимом отображения этапов

Колонки:

• Этап — наименование этапа
• Флаг «Конечный этап» — флаг, указывающий что после выполнения данного этапа возможно завершение процесса
• Подпроцессы — список подпроцессов, доступных для вызова с данного этапа

Переходы

Колонки:

• Переход доступен — флаг, отображающий доступность перехода с этапа, выбранного в списке этапов, на целевой этап
• Целевой этап — целевой этап перехода
• Наименование перехода

Исполнители

В списке слева перечислены роли — участники процесса. При позиционировании на участнике, расположенные справа список отображает этапы процесса, отмечая галочками те из них, где участник является исполнителем.

Добавление участника

Нажмите на кнопку «Добавить участника» и выберите роль из списка.

Установка исполнителя

Для того чтобы сделать выбранного участника исполнителем какого-либо этапа, установите соответствующую пометку в списке этапов. Для просмотра всех исполнителей этапа откройте форму редактирования этапа, выполнив двойной клик в колонке «Этапы».

Дела и подразделения

Для процесса также необходимо указать список дел и подразделений, для которых он доступен.

Ссылки

• Этапы процессов
• Роли

Этап процесса

Панель навигации -> Настройка -> Этапы

Этап является элементарной составной частью процесса. Этап может одновременно входить в несколько процессов. Настройка исполнителей этапа и условий перехода выполняется в контексте процесса.

Исполнители

Для каждого этапа процесса назначается список исполнителей из перечня участников процесса.

Условия перехода

На этой закладке можно указать обязательные к заполнению свойства. Без их заполнения переход документа на следующий этап будет невозможен.

Процессы

Список процессов, содержащих данный этап.

Подпроцессы

Список процессов, которые могут быть вызваны с данного этапа.

Ссылки

• Процесс

Роли сотрудников

Панель навигации -> Настройка -> Процесс

Роль — это сущность, определяющая круг обязанностей сотрудника. Роли выступают участниками процессов и исполнителями этапов. Роль в контексте дела и подразделения называется позицией.

Основные реквизиты

• Наименование — имя роли
• Организация — организация, которой принадлежит данная роль

Список сотрудников

Полный список сотрудников, исполняющих данную роль.

Позиции

Список позиций, основанных на данной роли. В таблице также отображается контекст позиции — дело и подразделение.

Процессы/этапы

Дерево процессов и этапов, в которых данная роль является исполнителем.

Предопределенные роли

Вычисляемые

• Автор
• Куратор клиента
• Подчиненный
• Руководитель сотрудника
• Сотрудник подразделения

Для вычисляемых ролей нельзя задать исполнителей и позиции. Исполнители вычисляются автоматически, в зависимости от текущего контекста.

Невычисляемые

• Руководитель организации
• Руководитель подразделения
• Главный бухгалтер
• Заказчик

Ссылки

• Позиции
• Процессы
• Этапы

Позиции сотрудников

Панель навигации -> Настройка -> Позиции

Позиция — роль сотрудника в определенном контексте. Например, для роли «Куратор проекта» позицией будет указание конкретного проекта: «Куратор внедрения системы качества». Для роли «Руководитель подразделения» позицией будет указание конкретного подразделения,- например, «Руководитель отдела кадров».

Основные реквизиты

• Организация — определяет организацию, которой принадлежит данная позиция (наследуется из роли). Система позволяет вести учет позиций и ролей не только в своей организации, но и в других.
• Роль — роль, которой принадлежит данная позиция.
• Дело, подразделение — контекст, в котором существует позиция.
• Наименование — имя позиции (генерируется автоматически).

Список сотрудников

Список сотрудников на позиции. Подбирается из числа исполнителей роли.

Ссылки

• Роли

Настройка процесса

Настройка -> Бизнес-процессы -> Заявка на обслуживание

Маршрут процесса

• Наименование — название бизнес-процесса. В данном случае — «Заявка на обслуживание».
• Вид документа — выбираем из списка. Для нашего процесса ставим «Задачи».
• Куратор — выбираем куратора бизнес-процесса или создаем нового.

Этапы бизнес-процесса

• Добавляем в процесс этапы, при необходимости создаем новые.
  • Черновик (добавляется по умолчанию)
  • Регистрация
  • Исполнение
  • Приемка
• Желательно упорядочить этапы по порядку их прохождения.
• Указываем, после каких этапов можно завершить процесс.
  • Черновик (по умолчанию)
  • Приемка

Переходы

Для каждого этапа указываем перечень целевых этапов, в которые из него можно перейти. В нашем процессе доступны следующие переходы:

• Черновик > Регистрация
• Регистрация > Исполнение
• Исполнение > Приемка
• Приемка > Исполнение (На доработку)

При необходимости можно изменить название переходов.

Настройка исполнителей

Участники процесса

Добавляем нужные роли в список участников процесса.

• Автор
• Менеджер по работе с клиентами
• Офис-менеджер

Можно указать исполнителя по умолчанию.

Исполнители этапов

Для каждого участника укажите этапы, для которых он является исполнителем.

• Автор — Приемка
• Менеджер по работе с клиентами — Исполнение, Приемка
• Офис-менеджер — Регистрация

Для просмотра всех исполнителей этапа откройте форму этапа двойным кликом по его наименованию.

Дела и подразделения

На закладке «Дела» отметьте те, в которых будет участвовать данный процесс. Документы по другим делам не смогут проходить по этому процессу.

На закладке «Подразделения» добавьте в список подразделения, участвующие в данном процессе.

Документооборот

Общие интерфейсы

Разворот документов

Документы могут быть сгруппированы и развернуты по значениям свойств (реквизитов) документов и атрибутов состояний. Объектом, с помощью которого выполняется отоборы и развороты, является дерево разворотов.

Позволяет группировать объекты, имеющие одинаковые значения заданных переменных (реквизитов, свойств, категорий). Состав и порядок переменных для разворотов задается при помощи таблицы отборов/разворотов. При позиционировании на узле дерева на список элементов устанавливается соответствующий отбор.

В левой колонке в иерархическом порядке отображаются значения переменных, в правой — количество объектов, чьи переменные имеют соответствующее значение.

Принцип построения дерева

Рассмотрим структуру дерева на примере журнала задач. Заданы развороты по исполнителю и процессу.

Корень дерева соответствует полному набору документов и отображает их количество (9).

На первом уровне документы сгруппированы по исполнителю: 4 задачи на исполнении у Баха и 5 у Вивальди.

На втором уровне объекты сгруппированы по процессу, но следует учесть, что этот разворот вложен в предыдущий. Таким образом, выделенная строка дерева (Заявка на обслуживание — 2) говорит о том, что у Вивальди на исполнении есть два документ в процессе «Заявка на обслуживание».

Журнал документов

Журнал документов предназначен для просмотра, выбора, редактирования и изменения состояния документов. Журнал документов позволяет осуществлять различные отборы и развороты по произвольному множеству свойств и категорий документов. Состав и порядок этих свойств может быть настроен пользователем. Журнал используется для всех видов документов.

Элементы управления

1. Таблица отборов и разворотов
2. Дерево разворотов
3. Содержимое документа в виде дайджеста

Режимы журнала

• Актуальные документы
• Все документы
• Затраты ресурсов

Работа со списком элементов

С помощью кнопок командной панели списка документов пользователь может выполнять следующие действия:

• Создать создать новый документ;
• Ввести на основании — создать новый документ на основании текущего;
• Изменить — открыть форму текущего документа для редактирования;
• Найти — выполнять поиск документа в списке. При поиске можно задать колонку для поиска и значение реквизита. В результате поиска в списке отображаются только элементы, содержащие введенное значение реквизита в выбранной колонке;
• Отменить поиск в списке — отменить поиск документа в списке. Отменяет режим поиска, выполненный с помощью команды Найти. В списке снова отображаются все документы.
• Поднять документ — передвинуть документ на позицию выше;
• Опустить документ — передвинуть документ на позицию ниже;

• Настроить список — задать отбор, сортировку, группировку или условное оформление для списка;
• Вывести список — вывести текущий список на печать;
• Печать — вывести журнал на печать (в отличие от «Вывести список» выводит все документы, попавшие в дерево разворотов, с учетом иерархии)

Командная панель формы

С помощью кнопок командной панели формы можно выполнить следующие действия:

• Поиск по всем документам… — открыть форму глобального поиска по всем документам;
• Сохранение/восстановление настройки — сохранить текущую либо открыть существующую настройку отборов/разворотов;
• Настройки пользователя — открыть форму пользовательских настроек;
• Настройка видимости колонок — управление видимостью и порядком колонок списка.

См. также

• Форма списка справочников

Форма документа

Форма предназначена для создания, просмотра и редактирования документов. Формы всех документов системы (за исключением контакта) практически идентичны.

Закладки

• Реквизиты — здесь расположены основные реквизиты документа, а так же таблицы свойств и категорий
• Дайджест — html-представление документа удобное для просмотра и печати
• Приложения — список приложенных к документу ссылок, файлов, объектов конфигурации, а так же список документов, связанных с данным
• Учет ресурсов — таблица учета ресурсов, затраченных на выполнение поставленной задачи
• Подписка — список сотрудников, следящих за документом
• История — история движений документа

Создание документа

Для создания документа необходимо ввести данные в поля, обязательные к заполнению. К таким относятся: тема, процесс, дело, отдел.

Некоторые поля, такие как дата, номер, автор, заполняются автоматически.

Также могут быть заполнены свойства и категории документа.

После заполнения полей запишите документ, при этом он попадет на этап «Черновик» выбранного вами процесса. При переводе нового документа запись осуществляется автоматически.

Редактирование документа

При редактировании существующего документа доступны следующие действия:

• Изменение реквизитов
  • Важность, дело, отдел, проект — доступно всем
  • Тема, содержание — доступно автору документа
• Изменение свойств и категорий
• Добавление комментариев

Комментарии к документу отображаются в одном поле с содержанием. Для добавления комментария воспользуйтесь кнопкой «Новый комментарий».

Кнопки формы

• Перевести — выполнить перевод документа на новый этап.
• Завершить процесс — завершить текущий процесс (отправить документ в архив)
• Взять на контроль / снять с контроля — установка или снятие документа с контроля
• Подписчики — открыть список сотрудников, следящих за документом
• Отправить уведомление — отправить уведомление по документу
• Создать напоминание — создать новое напоминание по документу
• Печать — вывод документа на печать
• Внешние обработки — запуск внешних обработок
• Ввод на основании — создание нового документа на основании данного

Дайджест

Специальный тип отображения документа в виде html-страницы, содержащей большую часть информации о документе. Дайджест можно увидеть на второй закладке формы документа, а также в журнале документов. Может быть использован для просмотра, редактирования и печати документов.

Возможности:

• Изменение содержания
• Добавление комментариев
• Редактирование свойств
• Добавление приложений

Виды документов

Предопределенные виды

В систему встроено несколько предопределенных видов документов:

• Задача
• Служебная записка
• Контакт
• Объявление
• Письмо
• Договор
• Справочный материал

Кроме вышеназванных пользователь может создавать свои собственные виды и подвиды документов.

Журнал «Договоры»

Рабочий стол -> Договор

Журнал «Договор» предназначен для регистрации и учета договоров.

Любой зарегистрированный документ может относиться к одному из следующих потоков:

• поток входящих документов: как правило, документы поступившие в организацию извне;
• поток исходящих документов: содержит документы, которые будут направлены другим организациям и частным лицам.

При работе с журналом пользователь имеет возможность:

• создавать и отправлять на подпись договоры
• получать, регистрировать и оправлять на подпись
• оправлять пользователям и получать уведомления других пользователей, адресованные пользователю.
• присоединять и открывать вложения(файлы, веб-ресурс и прочие)

Журнал содержит стандартные элементы управления. Подробнее о настройки списков Форма журнала документов

Входящий/исходящий договор

Рабочий стол -> Договор -> Создать

• Для того, чтобы создать новый документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Договор»(1). В журнале «Договор» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
• Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Исполнителя и Заказчика:
  • Входящие договоры
  • Исходящие договоры
• Если Исполнителем является организация пользователя, то договор Исходящий. Если Заказчиком, то договор Входящий.

• Выбираем процесс в поле «Процесс»:
  • Входящие договоры
  • Исходящие договоры

Закладка «Содержание»

Закладка «Содержание» отражает основные реквизиты документа.

Реквизиты:

• Тема — краткое описание договора.
• Содержание — содержание договора. Подробное описание.
• Номер договора … от … — автоматически после записи формируется номер документа, дата договора выбирается вручную.
• Дата — дата создания документа. Формируется автоматически. Возможна ручная корректировка.
• Номер — номер документа в системе. Формируется автоматически. Без возможности ручной корректировки.
• Автор — автор документа «Договор». Заполняется автоматически. Ссылка на карточку сотрудника.
• Процесс — бизнес-процесс организации. Выбирается вручную.
• Проект — проект организации. Выбирается вручную пользователем.
• Отдел — подразделение организации, в котором находится пользователь.

• Свойства:
  • Исполнитель — контрагент, являющийся исполнителем по договору. Ссылка на справочник «Организации»
  • Заказчик — контрагент, являющийся заказчиком по договору. Ссылка на справочник «Организации»
  • Номер — позволяет изменить номер, присвоенный системой, на необходимый пользователю. Например, добавление префикса ВХ(ИХ).

• Классификатор — позволяет выбрать вид документа:
  • вид гражданско-правового договора.

После записи документа становятся доступными следующие команды:

• Добавить комментарий
• Изменить содержание
• Изменить последний комментарий
• Удалить последний комментарий
• Обновить.

Панель инструментов содержит стандартный набор команд. Подробнее Панель инструментов

Закладка «Договор»

Закладка «Договор» отражает всю информацию с закладок «Содержание» и «Приложение».

Закладка «Приложения»

На закладке «Приложения» отображаются задачи и документы и пр., сформированные на основании договора и связанные с ним.

Закладка содержит таблицы:

• Приложения
• Связанные задачи

Подробнее о работе с приложениями Приложения к документу

Закладка «Учет ресурсов»

Закладка «Учет ресурсов» отображает затраты времени сотрудника.

Подробнее о заполнении учета ресурсов Учет ресурсов

Закладка «История»

Закладка «История» отображает движение договора по этапам, исполнителям. Состоит из двух таблиц:

• Таблица 1 отражает текущее состояние документа.
• Таблица 2 показывает перемещения договора.

Подробнее о закладке История документа

Как создать новый документ?

Рабочий стол -> Договор -> Создать

• Для того, чтобы создать новый документ необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Договор»(1). В журнале «Договор» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)

• Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Исполнителя и Заказчика:
  • Входящие договоры
  • Исходящие договоры
• Если Исполнителем является организация пользователя, то договор Исходящий. Если Заказчиком, то договор Входящий.

• Выбираем процесс в поле «Процесс»:
  • Исходящий договор
  • Входящий договор

Как перевести документ на следующий этап?

Рабочий стол -> Документ -> Переход на следующий этап

• Исходящий договор после записи находится на этапе Черновик. После завершения этого этапа можно перевести документ на:
  • Подготовка (Юридический отдел)
  • На подписи (Руководитель организации)
  • Действующие (юридический отдел)

• Входящий договор после записи находится на этапе Черновик. После завершения этого этапа можно перевести документ на:
  • Регистрация (Офис-менеджер)
  • На подписи (Руководитель организации)
  • Действующие (Юридический отдел)

• В скобках указаны роли, ответственные за выполнение этапа бизнес-процесса.
• После перевода документ (в данном случае договор) автоматически сохраняется.
• После перевода форма автоматически закрывается, если только документ не остался на текущем пользователе.

Входящая и исходящая корреспонденция

Рабочий стол -> Письмо

Журнал «Письмо» предназначен для регистрации и учета писем в организации.

Любой зарегистрированный документ может относиться к одному из следующих потоков:

• поток входящих документов: как правило, документы поступившие в организацию извне;
• поток исходящих документов: содержит документы, которые будут направлены другим организациям и частным лицам.

При работе с журналом пользователь имеет возможность:

• создавать и отправлять на согласование письма
• получать, регистрировать письма
• отправлять пользователям и получать уведомления других пользователей, адресованные пользователю.
• присоединять и открывать вложения(файлы, веб-ресурс и прочие)

Журнал содержит стандартные элементы управления. Подробнее о настройки списков Форма журнала документов

Входящее/исходящее письмо

Рабочий стол -> Письмо -> Создать

• Для того, чтобы создать новый документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Письмо»(1). В журнале «Письмо» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
• Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Получателя и Отправителя:
  • Входящие письма
  • Исходящие письма
• Если Отправителем является организация пользователя, то письмо Исходящее. Если Получателем, то договор Входящее.

• Выбираем процесс в поле «Процесс»:
  • Входящие письма
  • Исходящие письма

Закладка «Содержание»

Закладка «Содержание» отражает основные реквизиты документа.

Реквизиты:

• Тема — краткое описание текста письма.
• Содержание — содержание письма. Подробное описание.
• Номер — автоматически после записи формируется номер документа.
• Дата — дата создания документа. Формируется автоматически. Возможна ручная корректировка.
• Дата регистрации — дата регистрации. Выбирается вручную.
• Автор — автор документа «Письмо». Заполняется автоматически. Ссылка на карточку сотрудника.
• Процесс — бизнес-процесс организации. Выбирается вручную.
• Проект — проект организации. Выбирается вручную пользователем.
• Отдел — подразделение организации, в котором находится пользователь.

• Свойства:
  • Отправитель — организация-отправитель письма. Ссылка на справочник «Организации»
  • Получатель — организация — получатель. Ссылка на справочник «Организации»
  • Номер — позволяет изменить номер, присвоенный системой, на необходимый пользователю. Например, добавление префикса ВХ(ИХ).

• Классификатор — отражает вид документа:
  • Входящие письма
  • Исходящие письма

После записи документа становятся доступными следующие команды:

• Добавить комментарий
• Изменить содержание
• Изменить последний комментарий
• Удалить последний комментарий
• Обновить.

Панель инструментов содержит стандартный набор команд. Подробнее Панель инструментов

Закладка «Письмо»

Закладка «Письмо» отражает всю информацию с закладок «Содержание» и «Приложение».

Закладка «Приложения»

На закладке «Приложения» отображаются задачи и документы и пр., сформированные на основании письма и связанные с ним.

Закладка содержит таблицы:

• Приложения
• Связанные задачи

Подробнее о работе с приложениями Приложения к документу

Закладка «Учет ресурсов»

Закладка «Учет ресурсов» отображает затраты времени сотрудника.

Подробнее о заполнении учета ресурсов Учет ресурсов

Закладка «История»

Закладка «История» отображает движение письма по этапам, исполнителям. Состоит из двух таблиц:

• Таблица 1 отражает текущее состояние документа.
• Таблица 2 показывает перемещения договора.

Подробнее о закладке История документа

Как создать новый документ?

Рабочий стол -> Письмо -> Создать

• Для того, чтобы создать новый документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Письмо»(1). В журнале «Письмо» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
• Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Получателя и Отправителя:
  • Входящие письма
  • Исходящие письма
• Если Отправителем является организация пользователя, то письмо Исходящее. Если Получателем, то договор Входящее.

• Выбираем процесс в поле «Процесс»:
  • Входящие письма
  • Исходящие письма

Учет контактов

Рабочий стол — Контакты

Журнал «Контакты» позволяет вести учет контактов с контрагентами (с контактными лицами контрагентов):

• Вести список контактов, установленных с контрагентами;
• Создавать уведомления о контактах;
• Присоединять вложения к записям о контакте;
• Присоединять связанные с контактом задачи.

Работа с документами журнала «Контакты» производится при поддержке справочников «Организации» и «Сотрудники». Форма списка журнала «Контакты» отражает список всех контактов, установленных данным пользователем с контрагентами.

Панель инструментов содержит стандартный набор команд:

• Записать и закрыть
• Закрыть
• Записать объект
• Перевести
• Завершить
• Взять на контроль
• Открыть список подписчиков
• Отправить уведомление
• Печать
• Внешние обработки
• Открыть подобное
• Скрыть

Панель инструментов

Закладка «Содержание»

Закладка «Содержание» отражает основные реквизиты контакта.

Реквизиты:

• Контрагент — контрагент, с которым был осуществлен контакт. Ссылка на справочник «Организации»
• Контактное лицо — контактное лицо контрагента. Ссылка на справочник «Сотрудники»
• Содержание — содержание разговора, письма и т. д. Подробное описание.
• Дата — дата создания контакта. Формируется автоматически. Возможна ручная корректировка.
• Номер — номер документа в системе. Формируется автоматически. Без возможности ручной корректировки.
• Автор — автор документа «Контакт». Заполняется автоматически. Ссылка на карточку сотрудника.
• Процесс — бизнес-процесс организации. Выбирается вручную.
• Проект — проект организации, в рамках которого осуществляется работа с контрагентами. Выбирается вручную пользователем.

После записи документы становятся доступными следующие команды:

• Добавить комментарий
• Изменить содержание
• Изменить последний комментарий
• Удалить последний комментарий
• Обновить.

Закладка «Контакт»

Закладка «Контакт» отражает всю информацию с закладок «Содержание» и «Приложение».

Закладка «Приложения»

На закладке «Приложения» отображаются задачи и документы и пр., сформированные на основании контакта и связанные с ним.

Закладка содержит таблицы:

• Приложения
• Связанные задачи

Таблица «Приложения» отражает документы, веб-ресурс и пр. связанные с контактом:

• Номер — порядковый номер приложения
• Представление — наименование документа
• Вид приложения — файл, документ, веб-ресурс, ссылка, изображение, текст.
• Автор — пользователь системы, прикрепивший файл.
• Дата — дата создания приложения.

Таблица «Связанные задачи» отражает список связанных документов, подчиненных и документов-основание:

• Связанные документы — вид документа, приложенного к контакту.
• Тема — тема, обозначенная в связанном документе.
• Автор — пользователь системы, прикрепивший документ.

Закладка «Учет ресурсов»

Закладка «Учет ресурсов» отображает затраты времени сотрудника.

• Затрачено времени — время, потраченное сотрудником на работу с контрагентом.
• Расшифровка — подробное описание содержания работ.
• Исполнитель — сотрудник организации, осуществляющий работу с контрагентом.
• Дата исполнения — дата контакта.
• Процесс — бизнес-процесс организации.
• Этап — этап бизнес-процесса, на котором находится контакт.
• Зарегистрировал — лицо, зарегистрировавшее затраты времени и содержание работ по данному контакту.

Закладка «История»

Закладка «История» отображает движение контакта по этапам, исполнителям. Состоит из двух таблиц.

Таблица 1 отражает текущее состояние документа:

• Процесс
• Исполнитель
• Этап

Таблица 2 показывает перемещения контакта:

• Дата перехода — дата, перемещения на другой этап.
• Выполнил переход — пользователь системы, осуществивший перемещение.
• Процесс
• Этап
• Исполнитель — пользователь системы, осуществивший перемещение.
• Завершение процесса

Реквизиты закладки:

• Этап — текущий этап контакта. Не редактируемый реквизит.
• Исполнитель
• Дата записи — дата сохранения документа. Не редактируемый реквизит.

Как создать новый контакт?

Рабочий стол -> Контакт -> Создать

• Для того, чтобы создать новый контакт необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Контакты»(1). В журнале «Контакты» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
• Заполняем поля документа:

1. Контрагент
2. Контактное лицо
3. Содержание
4. Проект
5. Процесс

Как перевести контакт на следующий этап?

Рабочий стол -> Документ -> Переход на следующий этап

• На Рис. контакт находится на этапе Черновик. После завершения этого этапа можно перевести контакт на:
  • Отложено (Роль)
  • Исполнение (Роль)
  • Приемка (Роль)

• В скобках указаны роли, ответственные за выполнение этапа бизнес-процесса.
• После перевода документ (в данном случае контакт) автоматически сохраняется.
• После перевода форма автоматически закрывается, если только документ не остался на текущем пользователе.

Журнал «Служебные записки»

Рабочий стол -> Служебные записки

Журнал «Служебные записки» позволяет пользователям системы обмениваться электронными сообщениями. В журнале формируется два вида внутренних документов:

• служебная записка
• заявление

Внутренние документы предназначены для хранения организационно-распорядительных и информационно-справочных документов официального характера.

При работе с журналом пользователь имеет возможность:

• создавать и отправлять служебные записки и уведомления
• получать служебные записки и уведомления других пользователей, адресованные пользователю.
• перенаправлять другим пользователям
• присоединять и открывать вложения(файлы, веб-ресурс и прочие)

Журнал содержит стандартные элементы управления. Подробнее о настройки списков Форма журнала документов

Служебная записка (заявление)

Рабочий стол -> Контакт -> Создать

• Для того, чтобы создать новый внутренний документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Служебные записки»(1). В журнале «Служебные записки» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)

• Выбираем категорию документа:
  • служебная записка
  • заявление

• Выбираем вид внутреннего документа в поле «Процесс»:
  • служебная записка
  • заявление

Закладка «Содержание»

Закладка «Содержание» отражает основные реквизиты документа.

Реквизиты:

• Тема — краткое описание документа.
• Содержание — содержание документа. Подробное описание.
• Дата — дата создания документа. Формируется автоматически. Возможна ручная корректировка.
• Номер — номер документа в системе. Формируется автоматически. Без возможности ручной корректировки.
• Автор — автор документа «Служебная записка». Заполняется автоматически. Ссылка на карточку сотрудника.
• Процесс — бизнес-процесс организации. Выбирается вручную. Меняет вид внутреннего документа.
• Проект — проект организации. Выбирается вручную пользователем.
• Отдел — подразделение организации, в котором находится пользователь.
• Классификатор — позволяет выбрать категорию документов. Меняет вид внутреннего документа.
  • Докладная записка
  • Служебная записка
  • Заявление

После записи документа становятся доступными следующие команды:

• Добавить комментарий
• Изменить содержание
• Изменить последний комментарий
• Удалить последний комментарий
• Обновить.

Панель инструментов содержит стандартный набор команд. Подробнее Панель инструментов

Закладка «Служебная записка»

Закладка «Служебная записка» отражает всю информацию с закладок «Содержание» и «Приложение».

Закладка «Приложения»

На закладке «Приложения» отображаются задачи и документы и пр., сформированные на основании контакта и связанные с ним.

Закладка содержит таблицы:

• Приложения
• Связанные задачи

Подробнее о работе с приложениями Приложения к документу

Закладка «Учет ресурсов»

Закладка «Учет ресурсов» отображает затраты времени сотрудника.

Подробнее о заполнении учета ресурсов Учет ресурсов

Закладка «История»

Закладка «История» отображает движение контакта по этапам, исполнителям. Состоит из двух таблиц:

• Таблица 1 отражает текущее состояние документа.
• Таблица 2 показывает перемещения контакта.

Подробнее о закладке История документа

Как создать новый документ?

Рабочий стол -> Контакт -> Создать

• Для того, чтобы создать новый внутренний документ необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Служебные записки»(1). В журнале «Служебные записки» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
• Выбираем вид внутреннего документа в поле «Процесс»:
  • служебная записка
  • заявление

Рисунок 1.

Как перевести документ на следующий этап?

Рабочий стол -> Документ -> Переход на следующий этап

• На Рис. документ находится на этапе Черновик. После завершения этого этапа можно перевести документ на:
  • Утверждение (Руководитель подразделения)
  • Согласование (Руководитель организации)
  • Бухгалтерия (Главный бухгалтер)
  • Уточнение (Автор)
  • Уведомление (Автор)

• В скобках указаны роли, ответственные за выполнение этапа бизнес-процесса.
• После перевода документ (в данном случае служебная записка/заявление) автоматически сохраняется.
• После перевода форма автоматически закрывается, если только документ не остался на текущем пользователе.

Механизмы

Взятие документов на контроль

Механизм контроля позволяет отслеживать изменения состояния, реквизитов и свойств документов, находящихся на контроле

Список документов на контроле

Форма отображает список документов находящихся на контроле у текущего пользователя.

Доступные действия:

• открытие документов — двойной клик по строке;
• снятие документов с контроля — кнопка «Снять с контроля» в командной панели и в контекстном меню;
• изменение подписки на события — двойной клик по колонкам подписки и кнопка «Изменить подписку на события» в контекстном меню;

Колонки

• Тема
• Автор
• Вид
• Дата
• Подписанные события

Как взять документ на контроль?

Способы взять документ на контроль:

• В форме документа нажать кнопку «Взять на контроль» на панели инструментов

• Перетащить документ из журнала или из панели уведомлений в форму «Документы на контроле»

• В форме перехода установить галочку «Взять на контроль». При успешном переходе документ окажется на контроле у пользователя.

Поставить документ на контроль другому пользователю системы нельзя.

Как снять документ с контроля?

Снять документ с контроля возможно как в самом документе на панели инструментов, так и в журнале «Документы на контроле» с помощью команды «Снять с контроля»

Подписка

• Подписчик — пользователь системы, на контроль которому поставлены документы.
• Для того чтобы увидеть список подписчиков по документу, необходимо выбрать команду «Подписчики»

Уведомления о событиях

Уведомление — короткое текстовое сообщение, отправляемое пользователем или системой другому пользователю. Уведомление всегда связано с каким-либо объектом системы, чаще всего с документом.

Виды уведомлений

системное — уведомление, автоматически рассылаемое системой, например при наступлении критического интервала задачи.

пользовательское — уведомление, отправленное пользователем.

напоминание — отложенное уведомление, для которого задана дата доставки получателю.

изменение состояния объекта — генерируется при переводе документа на новый этап.

изменение объекта — генерируется при изменении реквизитов и свойств объекта.

добавление комментария — генерируется при добавлении нового комментария.

изменение в учете ресурсов — генерируется при добавлении новых записей в учете ресурсов по объекту.

Подписка

Механизм подписки позволяет пользователю получать уведомления о событиях, происходящих с документами, находящимися у него на контроле. При постановке документа на контроль, пользователь выбирает события, на которые он хотел бы подписаться.

Список подписанных событий также можно изменить в списке документов на контроле, выполнив двойной клик по одной из колонок подписки, либо выбрав пункт «Изменить подписку на события» в контекстном меню.

Отправка уведомлений

Все виды уведомлений, кроме пользовательского уведомления и напоминания, генерируются автоматически при наступлении соответствующего события. Эти же два вида уведомлений создаются непосредственно пользователями.

Создать уведомления можно из формы документа, либо из контекстного меню журнала документов.

В открывшемся окне нового уведомления следует указать получателя и ввести текст уведомления. Ссылка на текущий документ будет подставлена автоматически. Для напоминания следует также указать дату и время его доставки.

Просмотр уведомлений

Всплывающие оповещения

При получении новых уведомлений адресат видит всплывающее оповещение. В нем указано количество новых уведомлений. Всплывающие оповещения можно отключить в настройках пользователя.

При нажатии на ссылку «Открыть список» открывается панель уведомлений. Также ее можно открыть с закладки «Документы» панели навигации.

Панель уведомлений

Панель уведомлений содержит список полученных уведомлений, сгруппированный по документам. При позиционировании на документе в верхнем списке, в нижнем отображаются связанные с ним уведомления.

Форма позволяет удалять как одиночные уведомления, так и все уведомления по документу. Для одновременного удаления нескольких строк следует выделить их в списке, затем нажать кнопку «Удалить».

В режиме «Отправленные (на контроле)» отображаются отправленные вами уведомления, с отметкой об их прочтении получателем.

В режиме «Отложенные» отображаются уведомления, срок доставки которых еще не наступил.

Учет затрат ресурсов

Информация о затраченном времени необходима для анализа затрат главного ресурса любого предприятия — рабочего времени сотрудников.

Учет ресурсов — это механизм УД82, позволяющий вести учет времени, затраченного на выполнение задач описанных в документе. Весь механизм состоит из двух этапов: внесение информации о затраченном времени в документ; получение отчетов о затраченных ресурсах.

Внесение информации об израсходованном времени

Информацию о затраченном времени заносят исполнители, исходя из фактически израсходованного ими времени. Исполнителем является любой человек, потративший свое рабочее время на какую-либо деятельность, связанную с содержимым документа.

В каждом документе системы присутствует закладка «Учет ресурсов», перейдя на нее, можно просматривать и редактировать записи о затраченном времени. Все действия над записями, такие как добавление новой, удаление, изменение, производятся при помощи кнопок, расположенных прямо над списком.

Получение отчета о затраченном времени

Для получения информации о том, на что было потрачено время, можно воспользоваться отчетом «Исполнение задач». Этот отчет имеет настройку, позволяющую производить отбор и группировки данных всеми возможными способами.

Оперативный способ контроля затраченного времени

Журнал документов также позволяет получать информацию о затраченных ресурсах.

В отличие от отчета, здесь нет широких возможностей для настройки (можно выбрать лишь временной промежуток), что делает процесс получения оперативных данных очень простым.

Категории и свойства

Панель навигации -> Настройка -> Процесс

Слева расположено дерево классификаторов и категорий, справа — свойства выбранной категории.

Категории

Объекты системы, такие как элементы справочников и документы, могут быть разделены на группы — классифицированы.

Классификатор — признак деления (виды документов, подвиды документов, виды справочников)

Реквизиты:

• Категория — область значений, которую делит классификатор.
• Наименование
• Условный классификатор — флаг, определяющий каким образом определяется категория объекта — по условию или декларативно.
• Обязательно к заполнению — является ли значение данного классификатора обязательным к заполнению.
• Множественное значение — может ли объект одновременно относиться к нескольким категориям.

Категория — группа объектов, объединенных по не заданному явно признаку (задачи, договоры, проекты)

Реквизиты:

• Тип — классификатор, владелец категории.
• Наименование

Вхождение объекта в категорию определяется декларативно — пользователь вручную выбирает категории, в которые входит объект.

Папки

В отличии от категорий, деление на папки подразумевает явное указание условий вхождения в ту или иную папку.

Условный классификатор — классификатор, делящий объекты на папки по заданному условию.

При настройке условного классификатора задаются переменные, которые будут определять принадлежность объекта к папкам.

Папка — группа объектов, имеющих одинаковое значение признака (документы одного автора, организации одного региона)

Объект, удовлетворяющий всем условиям, заданным при настройке папки, считается входящим в нее.

Свойства

Объекты системы имеют предопределенный набор реквизитов, таких как номер, наименование, содержание и т. д. Кроме того, предусмотрена возможность добавления произвольных свойств категориям объектов.

Реквизиты:

• Наименование
• Тип — тип значения свойства (строка, число, дата и т. д.).
• Владелец — категория объектов, которые будут обладать данным свойством.
• Группа свойств — позволяет сгруппировать несколько свойств.

Поиск документов

Форма поиска предназначена для поиска документов по фрагменту темы, содержания или комментария. Для вызова формы воспользуйтесь кнопкой в командной панели журнала.

Следует указать виды документов, среди которых будет производится поиск. Также можно установить отбор по автору документа, делу, дате создания документа. При нахождении заданного в поле «Максимум» количества документов поиск будет остановлен.

В окне результатов выводятся заголовки документов и фрагменты текста, содержащие найденные слова.

Отчеты

Отчет «Исполнение задач»

Позволяет получить информацию о затратах ресурсов на исполнение задач.

Варианты отчета

• по заказчикам — на задачи каких заказчиков было потрачено время сотрудников;
• по сотрудникам — задачи, исполняемые сотрудниками за период;
• пользовательский — пользователь может произвольным образом настраивать отборы и развороты отчета, сохранять созданные варианты.