Руководство пользователя (УД)

Материал из КинтВики
Перейти к: навигация, поиск

Содержание

Концепция продукта

Общая характеристика

Программный продукт «Кинт: Управление делами» предназначен для организации рабочего пространства взаимодействия пользователей.

Позволяет организовать поток исполнения и контроля задач, регламентировать деловые процессы, автоматизировать документооборот.

Гибкость и простота настройки процессов являются отличительной чертой продукта.

Продукт может быть использован как внутри организаций, так и любой группой лиц, участвующих в выполнении каких-либо совместных проектов.

Основные возможности

«Управление делами» позволяет:

  • организовать цикл исполнения задач;
  • контролировать ход исполнения задач;
  • настраивать бизнес-процессы в организации с распределением ролей исполнителей и зон ответственности;
  • планировать и контролировать исполнение проектов различных видов;
  • организовать учет внутренней и внешней переписки;
  • упростить механизм согласования документов;
  • управлять отношениями с клиентами;
  • вести учет входящих и исходящих договоров;
  • настроить гибкую классификацию документов;
  • настроить права доступа к документам, вести конфиденциальные документы;
  • организовать хранение приложений к документам различного формата - файлы, рисунки, интернет-ссылки и пр.
  • производить выборки документов с возможностью произвольных условий отбора и различных группировок;
  • работать с системой из любой точки мира.

Области применения

  • Управление задачами
  • Электронный документооборот
  • Учет договоров
  • Управление отношениями с клиентами
  • Управление проектами

Перечень подсистем

Бизнес-процессы и управление задачами

  • Настройка исполнителей - пользователей продукта.
  • Настройка проектов.
    • Настройка участия исполнителей в проектах - определение ролей участников.
  • Настройка процессов.
    • Формирование этапов процессов и правил перехода между ними.
    • Настройка ответственных исполнителей для этапов процессов.
    • Настройка связи проектов и процессов.
  • Контроль прохождения документов по этапам бизнес-процесса.
  • Отображение состояния документов - по исполнителям, проектам, процессам, этапам и пр.
  • Учет времени выполнения задач.

Деловой документооборот

  • Организация документооборота — разделение документов по видам, процессам, делам, проектам.
  • Гибкая фильтрация и группировка документов по значениям свойств и реквизитов.
  • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
  • Поддержка служебной переписки.
  • Учет договоров — разделение по категориям (типам).
  • Механизм уведомлений о событиях в системе.
  • Механизм выборочного контроля документов.
  • Возможность полнотекстового поиска документов.
  • Возможность настройки дополнительных свойств документов.

Электронное хранилище документов

  • Хранение документов с возможностью получения актуальных данных.
  • Приложения к документам различных типов — файлы, изображения, документы, справочники, интернет-ссылки.
  • Шаблоны договоров, актов и других документов с автоматическим заполнением данными.

Управление отношениями с клиентами (CRM)

  • Ведение базы данных контрагентов.
  • Возможность учета сведений как об контрагенте, так и о его сотрудниках — контактных лицах.
  • Учет и планирование контактов, сделок, переписки с контрагентами.
  • Гибкая классификация контрагентов (по проектам, статусу отношений и пр.).
  • Возможность настройки дополнительных свойств для заданной категории контрагентов.
  • Удобный доступ к документам контрагента.

Подсистема контроля прав

  • Настройка прав доступа к объектам системы в соответствии с ролью пользователя.


Руководство пользователя

Запуск программы

Для входа в систему надо запустить программу «1С:Предприятие 8».

Ud82 um 005.png


Для работы с системой на компьютере пользователя не нужна полная версия платформы «1С:Предприятие», достаточно части «Тонкий клиент» (запускаемый файл 1cv8c.exe).

Настройка подключения описана в разделе настройка подключения к системе.

Ввод логина и пароля пользователя

  • Необходимо ввести логин и пароль и нажать «ОК».



Основные интерфейсы

Рабочий стол

Рабочий стол — это совокупность форм и команд, отображаемых в рабочей области основного окна приложения при начале работы с программой.


Панель навигации и журнал документов на рабочем столе


На рабочем столе могут быть отображены следующие панели:


Настройка рабочего стола: Главное меню -> Сервис -> Настройка интерфейса -> Рабочий стол…
Панель навигации (УД)


Таблица отборов и разворотов

Таблица отборов/разворотов

Таблица отборов и разворотов предназначена для фильтрации списка объектов и настройки дерева разворотов.

Колонки

  • Пиктограмма (только в журнале документов) — характеризует тип переменной
Ud82 SelectionTable pic 001.png — Реквизит, свойство
Ud82 SelectionTable pic 002.png — Условный классификатор
Ud82 SelectionTable pic 003.png — Поиск
  • Флаг разворота — включение/отключение разворота по переменной
  • Переменная — наименование переменной
  • Флаг отбора — включение/отключение отбора по значению переменной
  • Значение — список значений отбора

Кнопки командной панели

  • Добавить — добавление в таблицу новой переменной из числа реквизитов, свойств и категорий объекта
  • Удалить — удаление переменной из таблицы
  • Переместить вверх/вниз — перемещение строки таблицы; также возможно перетаскивание строк таблицы при помощи мыши

Контекстное меню

Контекстное меню
  • Выбор значения отбора — выбор нового значения отбора, эквивалентно двойному клику в колонке «Значение»
  • Очистить значение отбора — очистка значения отбора
  • Установить значение по умолчанию — установка значения отбора по умолчанию: для переменных «Исполнитель» и «Автор» это текущий сотрудник, для переменной «Заказчик» — текущая организация
  • Изменить список значений отбора — редактирование списка значений отбора

Примеры

Пример 1: Фильтр по «Исполнителю» и «Автору»
Рис. 4. Дерево документов: разворот по «Виду документа», «Бизнес-процессу» и «Этапу». Фильтр по «Исполнителю» и «Автору».
  • Разворот тот же: по «Виду документа», «Бизнес-процессу» и «Этапу».
  • Фильтр: «Исполнитель» = «Бах Иоганн Себастьян» и «Автор» = «Бетховен Людвиг Ван»
  • Как видно, всего 2 задачи попали под условия отбора. Таким образом можно очень точно локализовать интересующий нас круг документов.


Пример 2: Список документов по авторам
Рис. 5. Дерево документов: разворот по «Автору», «Виду документа» и «Бизнес-процессу». Фильтров нет.
  • Разворот по «Автору» (1), «Виду документа» и «Бизнес-процессу».
  • Фильтров нет.
  • При развороте по «Автору» наглядно видно в каких бизнес-процессах ставит задачи каждый пользователь.


Пример 3: Список документов по исполнителям
Рис. 6. Дерево документов: разворот по «Исполнителю», «Виду документа» и «Бизнес-процессу». Фильтров нет.
  • Разворот по «Исполнителю» (1), «Виду документа» и «Бизнес-процессу».
  • Фильтров нет.
  • При развороте по «Исполнителю» можно посмотреть, какие документы находятся на исполнении у каждого пользователя.


См. также


Бизнес-процессы

Процесс

Панель навигации -> Настройка -> Процесс

Основные реквизиты

  • Наименование — имя процесса
  • Вид документа — фиксирует вид документов, имеющих возможность проходить по данному процессу
  • Описание

Маршрут процесса

Форма процесса

Этапы

Командная панель:

  • Добавить — добавить этап в процесс
  • Изменить — открыть форму этапа для редактирования
  • Переместить вверх/вниз — управление порядком этапов
  • Удаление/Восстановление
    • Удалить — исключить этап из процесса
    • Восстановить — восстановить этап в процессе
    • Показать все / Скрыть удаленные — управление режимом отображения этапов

Колонки:

  • Этап — наименование этапа
  • Флаг «Конечный этап» — флаг, указывающий что после выполнения данного этапа возможно завершение процесса
  • Подпроцессы — список подпроцессов, доступных для вызова с данного этапа

Переходы

Колонки:

  • Переход доступен — флаг, отображающий доступность перехода с этапа, выбранного в списке этапов, на целевой этап
  • Целевой этап — целевой этап перехода
  • Наименование перехода

Исполнители

Форма процесса: настройка исполнителей В списке слева перечислены роли — участники процесса. При позиционировании на участнике, расположенные справа список отображает этапы процесса, отмечая галочками те из них, где участник является исполнителем.

Добавление участника

Нажмите на кнопку «Добавить участника» и выберите роль из списка.

Ud82 bp 003.png

Установка исполнителя

Для того чтобы сделать выбранного участника исполнителем какого-либо этапа, установите соответствующую пометку в списке этапов. Для просмотра всех исполнителей этапа откройте форму редактирования этапа, выполнив двойной клик в колонке «Этапы».

Дела и подразделения

Для процесса также необходимо указать список дел и подразделений, для которых он доступен.

Ссылки


Этап процесса

Панель навигации -> Настройка -> Этапы

Форма этапа

Этап является элементарной составной частью процесса. Этап может одновременно входить в несколько процессов. Настройка исполнителей этапа и условий перехода выполняется в контексте процесса.

Исполнители

Для каждого этапа процесса назначается список исполнителей из перечня участников процесса.

Условия перехода

На этой закладке можно указать обязательные к заполнению свойства. Без их заполнения переход документа на следующий этап будет невозможен.

Процессы

Список процессов, содержащих данный этап.

Ссылки


Роль (УД)


Позиции сотрудников

Панель навигации -> Настройка -> Позиции

Позиция — роль сотрудника в определенном контексте. Например, для роли «Куратор проекта» позицией будет указание конкретного проекта: «Куратор внедрения системы качества». Для роли «Руководитель подразделения» позицией будет указание конкретного подразделения,- например, «Руководитель отдела кадров».

Основные реквизиты

Позиция

  • Организация — определяет организацию, которой принадлежит данная позиция (наследуется из роли). Система позволяет вести учет позиций и ролей не только в своей организации, но и в других.
  • Роль — роль, которой принадлежит данная позиция.
  • Дело, подразделение — контекст, в котором существует позиция.
  • Наименование — имя позиции (генерируется автоматически).

Список сотрудников

Список сотрудников на позиции. Подбирается из числа исполнителей роли.

Ссылки



Настройка процесса

Настройка -> Бизнес-процессы -> Заявка на обслуживание

Маршрут процесса

Основные реквизиты и маршрут процесса

  • Наименование — название бизнес-процесса. В данном случае — «Заявка на обслуживание».
  • Вид документа — выбираем из списка. Для нашего процесса ставим «Задачи».
  • Куратор — выбираем куратора бизнес-процесса или создаем нового.
Этапы бизнес-процесса
  • Добавляем в процесс этапы, при необходимости создаем новые.
    • Черновик (добавляется по умолчанию)
    • Регистрация
    • Исполнение
    • Приемка
  • Желательно упорядочить этапы по порядку их прохождения.
  • Указываем, после каких этапов можно завершить процесс.
    • Черновик (по умолчанию)
    • Приемка
Переходы

Для каждого этапа указываем перечень целевых этапов, в которые из него можно перейти. В нашем процессе доступны следующие переходы:

  • Черновик > Регистрация
  • Регистрация > Исполнение
  • Исполнение > Приемка
  • Приемка > Исполнение (На доработку)

При необходимости можно изменить название переходов.

Настройка исполнителей

Настройка исполнителей

Участники процесса

Добавляем нужные роли в список участников процесса.

  • Автор
  • Менеджер по работе с клиентами
  • Офис-менеджер

Можно указать исполнителя по умолчанию.

Исполнители этапов

Для каждого участника укажите этапы, для которых он является исполнителем.

  • Автор — Приемка
  • Менеджер по работе с клиентами — Исполнение, Приемка
  • Офис-менеджер — Регистрация

Для просмотра всех исполнителей этапа откройте форму этапа двойным кликом по его наименованию.

Дела и подразделения

На закладке «Дела» отметьте те, в которых будет участвовать данный процесс. Документы по другим делам не смогут проходить по этому процессу.

На закладке «Подразделения» добавьте в список подразделения, участвующие в данном процессе.



Документооборот

Общие интерфейсы

Разворот документов

Документы могут быть сгруппированы и развернуты по значениям свойств (реквизитов) документов и атрибутов состояний. Объектом, с помощью которого выполняется отборы и развороты, является дерево разворотов.

Позволяет группировать объекты, имеющие одинаковые значения заданных переменных (реквизитов, свойств, категорий). Состав и порядок переменных для разворотов задается при помощи таблицы отборов/разворотов. При позиционировании на узле дерева на список элементов устанавливается соответствующий отбор.

В левой колонке в иерархическом порядке отображаются значения переменных, в правой — количество объектов, чьи переменные имеют соответствующее значение.

Принцип построения дерева

Дерево разворотов (разворот по исполнителю и процессу)


Рассмотрим структуру дерева на примере журнала задач. Заданы развороты по исполнителю и процессу.

Корень дерева соответствует полному набору документов и отображает их количество (9).

На первом уровне документы сгруппированы по исполнителю: 4 задачи на исполнении у Баха и 5 у Вивальди.

На втором уровне объекты сгруппированы по процессу, но следует учесть, что этот разворот вложен в предыдущий. Таким образом, выделенная строка дерева (Заявка на обслуживание — 2) говорит о том, что у Вивальди на исполнении есть два документ в процессе «Заявка на обслуживание».


Журнал документов

Журнал документов предназначен для просмотра, выбора, редактирования и изменения состояния документов. Журнал документов позволяет осуществлять различные отборы и развороты по произвольному множеству свойств и категорий документов. Состав и порядок этих свойств может быть настроен пользователем. Журнал используется для всех видов документов.

Элементы управления

Ud82-0025.png

  1. Таблица отборов и разворотов
  2. Дерево разворотов
Режимы журнала
  • Актуальные документы
  • Все документы
  • Затраты ресурсов
Работа со списком элементов

Ud82-journal-002.png

С помощью кнопок командной панели списка документов пользователь может выполнять следующие действия:

  • Создать создать новый документ;
  • Ввести на основании — создать новый документ на основании текущего;
  • Изменить — открыть форму текущего документа для редактирования;
  • Найти — выполнять поиск документа в списке. При поиске можно задать колонку для поиска и значение реквизита. В результате поиска в списке отображаются только элементы, содержащие введенное значение реквизита в выбранной колонке;
  • Отменить поиск в списке — отменить поиск документа в списке. Отменяет режим поиска, выполненный с помощью команды Найти. В списке снова отображаются все документы.
  • Поднять документ — передвинуть документ на позицию выше;
  • Опустить документ — передвинуть документ на позицию ниже;
  • Настроить список — задать отбор, сортировку, группировку или условное оформление для списка;
  • Вывести список — вывести текущий список на печать;
  • Печать — вывести журнал на печать (в отличие от «Вывести список» выводит все документы, попавшие в дерево разворотов, с учетом иерархии)
Командная панель формы

Ud82-journal-003.png

С помощью кнопок командной панели формы можно выполнить следующие действия:

  • Поиск по всем документам… — открыть форму глобального поиска по всем документам;
  • Сохранение/восстановление настройки — сохранить текущую либо открыть существующую настройку отборов/разворотов;
  • Настройки пользователя — открыть форму пользовательских настроек;
  • Настройка видимости колонок — управление видимостью и порядком колонок списка.
См. также


Форма документа

Форма предназначена для создания, просмотра и редактирования документов. Формы всех документов системы (за исключением контакта) практически идентичны.

Закладки
  • Реквизиты — здесь расположены основные реквизиты документа, а так же таблицы свойств и категорий
  • Приложения — список приложенных к документу ссылок, файлов, объектов конфигурации, а так же список документов, связанных с данным
  • Учет ресурсов — таблица учета ресурсов, затраченных на выполнение поставленной задачи
  • Подписка — список сотрудников, следящих за документом
  • История — история движений документа
Создание документа

Ud82-document-001.png

Для создания документа необходимо ввести данные в поля, обязательные к заполнению. К таким относятся: тема, процесс, дело, отдел.

Некоторые поля, такие как дата, номер, автор, заполняются автоматически.

Также могут быть заполнены свойства и категории документа.

После заполнения полей запишите документ, при этом он попадет на этап «Черновик» выбранного вами процесса. При переводе нового документа запись осуществляется автоматически.

Редактирование документа

Ud82-document-002.png

При редактировании существующего документа доступны следующие действия:

  • Изменение реквизитов
    • Важность, дело, отдел, проект — доступно всем
    • Тема, содержание — доступно автору документа
  • Изменение свойств и категорий
  • Добавление комментариев

Комментарии к документу отображаются в одном поле с содержанием. Для добавления комментария воспользуйтесь кнопкой «Новый комментарий».

Кнопки формы

Виды документов

Предопределенные виды

В систему встроено несколько предопределенных видов документов:

  • Задача
  • Объявление
  • Письмо
  • Договор
  • Статья
  • Материал

Кроме вышеназванных пользователь может создавать свои собственные виды и подвиды документов.


Журнал «Договоры»

Рабочий стол -> Договор

Журнал «Договор» предназначен для регистрации и учета договоров.

Любой зарегистрированный документ может относиться к одному из следующих потоков:

  • поток входящих документов: как правило, документы поступившие в организацию извне;
  • поток исходящих документов: содержит документы, которые будут направлены другим организациям и частным лицам.

При работе с журналом пользователь имеет возможность:

  • создавать и отправлять на подпись договоры
  • получать, регистрировать и оправлять на подпись
  • оправлять пользователям и получать уведомления других пользователей, адресованные пользователю.
  • присоединять и открывать вложения(файлы, веб-ресурс и прочие)

Журнал содержит стандартные элементы управления. Подробнее о настройки списков Форма журнала документов

Рис. 1. «Управление делами» — Новый документ «Договор»
Входящий/исходящий договор

Рабочий стол -> Договор -> Создать

  • Для того, чтобы создать новый документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Договор»(1). В журнале «Договор» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
  • Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Исполнителя и Заказчика:
    • Входящие договоры
    • Исходящие договоры
  • Если Исполнителем является организация пользователя, то договор Исходящий. Если Заказчиком, то договор Входящий.
  • Выбираем процесс в поле «Процесс»:
    • Входящие договоры
    • Исходящие договоры
Закладка «Содержание»

Закладка «Содержание» отражает основные реквизиты документа.

Реквизиты:

  • Тема — краткое описание договора.
  • Содержание — содержание договора. Подробное описание.
  • Номер договора … от … — автоматически после записи формируется номер документа, дата договора выбирается вручную.
  • Дата — дата создания документа. Формируется автоматически. Возможна ручная корректировка.
  • Номер — номер документа в системе. Формируется автоматически. Без возможности ручной корректировки.
  • Автор — автор документа «Договор». Заполняется автоматически. Ссылка на карточку сотрудника.
  • Процесс — бизнес-процесс организации. Выбирается вручную.
  • Проект — проект организации. Выбирается вручную пользователем.
  • Отдел — подразделение организации, в котором находится пользователь.
  • Свойства:
    • Исполнитель — контрагент, являющийся исполнителем по договору. Ссылка на справочник «Организации»
    • Заказчик — контрагент, являющийся заказчиком по договору. Ссылка на справочник «Организации»
    • Номер — позволяет изменить номер, присвоенный системой, на необходимый пользователю. Например, добавление префикса ВХ(ИХ).
  • Классификатор — позволяет выбрать вид документа:
    • вид гражданско-правового договора.

После записи документа становятся доступными следующие команды:

  • Добавить комментарий
  • Изменить содержание
  • Изменить последний комментарий
  • Удалить последний комментарий
  • Обновить.

Панель инструментов содержит стандартный набор команд. Подробнее Панель инструментов
Ud82 dogovor zakladka 001.png

Закладка «Договор»

Закладка «Договор» отражает всю информацию с закладок «Содержание» и «Приложение». Ud82 dogovor zakladka 002.png

Закладка «Приложения»

На закладке «Приложения» отображаются задачи и документы и пр., сформированные на основании договора и связанные с ним.

Закладка содержит таблицы:

  • Приложения
  • Связанные задачи

Подробнее о работе с приложениями Приложения к документу

Закладка «Учет ресурсов»

Закладка «Учет ресурсов» отображает затраты времени сотрудника.

Подробнее о заполнении учета ресурсов Учет ресурсов

Закладка «История»

Закладка «История» отображает движение договора по этапам, исполнителям. Состоит из двух таблиц:

  • Таблица 1 отражает текущее состояние документа.
  • Таблица 2 показывает перемещения договора.

Подробнее о закладке История документа

Как создать новый документ?

Рабочий стол -> Договор -> Создать

  • Для того, чтобы создать новый документ необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Договор»(1). В журнале «Договор» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
  • Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Исполнителя и Заказчика:
    • Входящие договоры
    • Исходящие договоры
  • Если Исполнителем является организация пользователя, то договор Исходящий. Если Заказчиком, то договор Входящий.
  • Выбираем процесс в поле «Процесс»:
    • Исходящий договор
    • Входящий договор
Как перевести документ на следующий этап?

Рабочий стол -> Документ -> Переход на следующий этап

  • Исходящий договор после записи находится на этапе Черновик. После завершения этого этапа можно перевести документ на:
    • Подготовка (Юридический отдел)
    • На подписи (Руководитель организации)
    • Действующие (юридический отдел)
  • Входящий договор после записи находится на этапе Черновик. После завершения этого этапа можно перевести документ на:
    • Регистрация (Офис-менеджер)
    • На подписи (Руководитель организации)
    • Действующие (Юридический отдел)
  • В скобках указаны роли, ответственные за выполнение этапа бизнес-процесса.
  • После перевода документ (в данном случае договор) автоматически сохраняется.
  • После перевода форма автоматически закрывается, если только документ не остался на текущем пользователе.


Входящая и исходящая корреспонденция

Рабочий стол -> Письмо

Журнал «Письмо» предназначен для регистрации и учета писем в организации.

Любой зарегистрированный документ может относиться к одному из следующих потоков:

  • поток входящих документов: как правило, документы поступившие в организацию извне;
  • поток исходящих документов: содержит документы, которые будут направлены другим организациям и частным лицам.

При работе с журналом пользователь имеет возможность:

  • создавать и отправлять на согласование письма
  • получать, регистрировать письма
  • отправлять пользователям и получать уведомления других пользователей, адресованные пользователю.
  • присоединять и открывать вложения(файлы, веб-ресурс и прочие)

Журнал содержит стандартные элементы управления. Подробнее о настройки списков Форма журнала документов

Рис. 1. «Управление делами» — Новый документ «Письмо»
Входящее/исходящее письмо

Рабочий стол -> Письмо -> Создать

  • Для того, чтобы создать новый документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Письмо»(1). В журнале «Письмо» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
  • Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Получателя и Отправителя:
    • Входящие письма
    • Исходящие письма
  • Если Отправителем является организация пользователя, то письмо Исходящее. Если Получателем, то договор Входящее.
  • Выбираем процесс в поле «Процесс»:
    • Входящие письма
    • Исходящие письма
Закладка «Содержание»

Закладка «Содержание» отражает основные реквизиты документа.

Реквизиты:

  • Тема — краткое описание текста письма.
  • Содержание — содержание письма. Подробное описание.
  • Номер — автоматически после записи формируется номер документа.
  • Дата — дата создания документа. Формируется автоматически. Возможна ручная корректировка.
  • Дата регистрации — дата регистрации. Выбирается вручную.
  • Автор — автор документа «Письмо». Заполняется автоматически. Ссылка на карточку сотрудника.
  • Процесс — бизнес-процесс организации. Выбирается вручную.
  • Проект — проект организации. Выбирается вручную пользователем.
  • Отдел — подразделение организации, в котором находится пользователь.
  • Свойства:
    • Отправитель — организация-отправитель письма. Ссылка на справочник «Организации»
    • Получатель — организация — получатель. Ссылка на справочник «Организации»
    • Номер — позволяет изменить номер, присвоенный системой, на необходимый пользователю. Например, добавление префикса ВХ(ИХ).
  • Классификатор — отражает вид документа:
    • Входящие письма
    • Исходящие письма

После записи документа становятся доступными следующие команды:

  • Добавить комментарий
  • Изменить содержание
  • Изменить последний комментарий
  • Удалить последний комментарий
  • Обновить.

Панель инструментов содержит стандартный набор команд. Подробнее Панель инструментов

Рис. 2. «Управление делами» — Документ «Письмо»
Закладка «Письмо»

Закладка «Письмо» отражает всю информацию с закладок «Содержание» и «Приложение».

Рис. 3. «Управление делами» — Документ "Письмо»

Закладка «Приложения»

На закладке «Приложения» отображаются задачи и документы и пр., сформированные на основании письма и связанные с ним.

Закладка содержит таблицы:

  • Приложения
  • Связанные задачи

Подробнее о работе с приложениями Приложения к документу

Закладка «Учет ресурсов»

Закладка «Учет ресурсов» отображает затраты времени сотрудника.

Подробнее о заполнении учета ресурсов Учет ресурсов

Закладка «История»

Закладка «История» отображает движение письма по этапам, исполнителям. Состоит из двух таблиц:

  • Таблица 1 отражает текущее состояние документа.
  • Таблица 2 показывает перемещения договора.

Подробнее о закладке История документа

Как создать новый документ?

Рабочий стол -> Письмо -> Создать

  • Для того, чтобы создать новый документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Письмо»(1). В журнале «Письмо» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
  • Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Получателя и Отправителя:
    • Входящие письма
    • Исходящие письма
  • Если Отправителем является организация пользователя, то письмо Исходящее. Если Получателем, то договор Входящее.


Журнал «Служебные записки»

Рабочий стол -> Служебные записки

Журнал «Служебные записки» позволяет пользователям системы обмениваться электронными сообщениями. В журнале формируется два вида внутренних документов:

  • служебная записка
  • заявление

Внутренние документы предназначены для хранения организационно-распорядительных и информационно-справочных документов официального характера.

При работе с журналом пользователь имеет возможность:

  • создавать и отправлять служебные записки и уведомления
  • получать служебные записки и уведомления других пользователей, адресованные пользователю.
  • перенаправлять другим пользователям
  • присоединять и открывать вложения(файлы, веб-ресурс и прочие)

Журнал содержит стандартные элементы управления. Подробнее о настройки списков Форма журнала документов

Служебная записка (заявление)

Рабочий стол -> Контакт -> Создать

Рис. 1. Новый документ «Служебная записка»


  • Для того, чтобы создать новый внутренний документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Служебные записки»(1). В журнале «Служебные записки» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
  • Выбираем категорию документа:
    • служебная записка
    • заявление
  • Выбираем вид внутреннего документа в поле «Процесс»:
    • служебная записка
    • заявление
Закладка «Содержание»

Закладка «Содержание» отражает основные реквизиты документа.

Рис. 2. Закладка «Содержание»


Реквизиты:

  • Тема — краткое описание документа.
  • Содержание — содержание документа. Подробное описание.
  • Дата — дата создания документа. Формируется автоматически. Возможна ручная корректировка.
  • Номер — номер документа в системе. Формируется автоматически. Без возможности ручной корректировки.
  • Автор — автор документа «Служебная записка». Заполняется автоматически. Ссылка на карточку сотрудника.
  • Процесс — бизнес-процесс организации. Выбирается вручную. Меняет вид внутреннего документа.
  • Проект — проект организации. Выбирается вручную пользователем.
  • Отдел — подразделение организации, в котором находится пользователь.
  • Классификатор — позволяет выбрать категорию документов. Меняет вид внутреннего документа.
    • Докладная записка
    • Служебная записка
    • Заявление

После записи документа становятся доступными следующие команды:

  • Добавить комментарий
  • Изменить содержание
  • Изменить последний комментарий
  • Удалить последний комментарий
  • Обновить.

Панель инструментов содержит стандартный набор команд. Подробнее Панель инструментов

Закладка «Служебная записка»

Закладка «Служебная записка» отражает всю информацию с закладок «Содержание» и «Приложение».

Рис. 3. Закладка «Служебная записка»

Закладка «Приложения»

На закладке «Приложения» отображаются задачи и документы и пр., сформированные на основании контакта и связанные с ним.

Закладка содержит таблицы:

  • Приложения
  • Связанные задачи

Подробнее о работе с приложениями Приложения к документу

Закладка «Учет ресурсов»

Закладка «Учет ресурсов» отображает затраты времени сотрудника.

Подробнее о заполнении учета ресурсов Учет ресурсов

Закладка «История»

Закладка «История» отображает движение контакта по этапам, исполнителям. Состоит из двух таблиц:

  • Таблица 1 отражает текущее состояние документа.
  • Таблица 2 показывает перемещения контакта.

Подробнее о закладке История документа

Как создать новый документ?

Рабочий стол -> Контакт -> Создать

  • Для того, чтобы создать новый внутренний документ необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Служебные записки»(1). В журнале «Служебные записки» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
  • Выбираем вид внутреннего документа в поле «Процесс»:
    • служебная записка
    • заявление

Рисунок 1.

Как перевести документ на следующий этап?

Рабочий стол -> Документ -> Переход на следующий этап

  • На Рис. документ находится на этапе Черновик. После завершения этого этапа можно перевести документ на:
    • Утверждение (Руководитель подразделения)
    • Согласование (Руководитель организации)
    • Бухгалтерия (Главный бухгалтер)
    • Уточнение (Автор)
    • Уведомление (Автор)
  • В скобках указаны роли, ответственные за выполнение этапа бизнес-процесса.
  • После перевода документ (в данном случае служебная записка/заявление) автоматически сохраняется.
  • После перевода форма автоматически закрывается, если только документ не остался на текущем пользователе.

Механизмы

Взятие документов на контроль

Механизм контроля позволяет отслеживать изменения состояния, реквизитов и свойств документов, находящихся на контроле

Список документов на контроле

Форма «Документы на контроле»


Форма отображает список документов находящихся на контроле у текущего пользователя.

Доступные действия:

  • открытие документов — двойной клик по строке;
  • снятие документов с контроля — кнопка «Снять с контроля» в командной панели и в контекстном меню;
  • изменение подписки на события — двойной клик по колонкам подписки и кнопка «Изменить подписку на события» в контекстном меню;

Колонки

Как взять документ на контроль?

Способы взять документ на контроль:

  • В форме документа нажать кнопку «Взять на контроль» на панели инструментов Ud82 daria control 1.png
  • В форме перехода установить галочку «Взять на контроль». При успешном переходе документ окажется на контроле у пользователя.

Ud82 daria postabit na control.png

Поставить документ на контроль другому пользователю системы нельзя.

Как снять документ с контроля?

Снять документ с контроля возможно как в самом документе на панели инструментов, так и в журнале «Документы на контроле» с помощью команды «Снять с контроля» Ud82 daria control.png

Подписка

Ud82 daria podpischiki.png

  • Подписчик — пользователь системы, на контроль которому поставлены документы.
  • Для того чтобы увидеть список подписчиков по документу, необходимо выбрать команду «Подписчики» Ud82 daria podpischiki knopka.png



Уведомления о событиях

Уведомление — короткое текстовое сообщение, отправляемое пользователем или системой другому пользователю. Уведомление всегда связано с каким-либо объектом системы, чаще всего с документом.

Виды уведомлений

Ud82 notice type 001.png системное — уведомление, автоматически рассылаемое системой, например при наступлении критического интервала задачи.

Ud82 notice type 002.png пользовательское — уведомление, отправленное пользователем.

Ud82 notice type 003.png напоминание — отложенное уведомление, для которого задана дата доставки получателю.

Ud82 notice type 004.png изменение состояния объекта — генерируется при переводе документа на новый этап.

Ud82 notice type 005.png изменение объекта — генерируется при изменении реквизитов и свойств объекта.

Ud82 notice type 006.png добавление комментария — генерируется при добавлении нового комментария.

Ud82 notice type 007.png изменение в учете ресурсов — генерируется при добавлении новых записей в учете ресурсов по объекту.

Подписка

Выбор видов событий


Механизм подписки позволяет пользователю получать уведомления о событиях, происходящих с документами, находящимися у него на контроле. При постановке документа на контроль, пользователь выбирает события, на которые он хотел бы подписаться.

Список подписанных событий также можно изменить в списке документов на контроле, выполнив двойной клик по одной из колонок подписки, либо выбрав пункт «Изменить подписку на события» в контекстном меню.

Отправка уведомлений

Создание уведомлений из формы документа


Все виды уведомлений, кроме пользовательского уведомления и напоминания, генерируются автоматически при наступлении соответствующего события. Эти же два вида уведомлений создаются непосредственно пользователями.

Создать уведомления можно из формы документа, либо из контекстного меню журнала документов.

Формы создания уведомления и напоминания

В открывшемся окне нового уведомления следует указать получателя и ввести текст уведомления. Ссылка на текущий документ будет подставлена автоматически. Для напоминания следует также указать дату и время его доставки.

Просмотр уведомлений

Всплывающие оповещения

Всплывающее оповещение

При получении новых уведомлений адресат видит всплывающее оповещение. В нем указано количество новых уведомлений. Всплывающие оповещения можно отключить в настройках пользователя.

При нажатии на ссылку «Открыть список» открывается панель уведомлений. Также ее можно открыть с закладки «Документы» панели навигации.

Панель уведомлений

Панель уведомлений

Панель уведомлений содержит список полученных уведомлений, сгруппированный по документам. При позиционировании на документе в верхнем списке, в нижнем отображаются связанные с ним уведомления.

Форма позволяет удалять как одиночные уведомления, так и все уведомления по документу. Для одновременного удаления нескольких строк следует выделить их в списке, затем нажать кнопку «Удалить».

В режиме «Отправленные (на контроле)» отображаются отправленные вами уведомления, с отметкой об их прочтении получателем.

В режиме «Отложенные» отображаются уведомления, срок доставки которых еще не наступил.


Учет затрат ресурсов

Информация о затраченном времени необходима для анализа затрат главного ресурса любого предприятия — рабочего времени сотрудников.

Учет ресурсов — это механизм УД, позволяющий вести учет времени, затраченного на выполнение задач описанных в документе. Весь механизм состоит из двух этапов: внесение информации о затраченном времени в документ; получение отчетов о затраченных ресурсах.

Внесение информации об израсходованном времени

Информацию о затраченном времени заносят исполнители, исходя из фактически израсходованного ими времени. Исполнителем является любой человек, потративший свое рабочее время на какую-либо деятельность, связанную с содержимым документа.

В каждом документе системы присутствует закладка «Учет ресурсов», перейдя на нее, можно просматривать и редактировать записи о затраченном времени. Все действия над записями, такие как добавление новой, удаление, изменение, производятся при помощи кнопок, расположенных прямо над списком.

ЗакладкаУчетРесурсов.png

Получение отчета о затраченном времени

Для получения информации о том, на что было потрачено время, можно воспользоваться отчетом «Исполнение задач». Этот отчет имеет настройку, позволяющую производить отбор и группировки данных всеми возможными способами.

ОтчетИсполнениеЗадач.png

Оперативный способ контроля затраченного времени

Журнал документов также позволяет получать информацию о затраченных ресурсах.

В отличие от отчета, здесь нет широких возможностей для настройки (можно выбрать лишь временной промежуток), что делает процесс получения оперативных данных очень простым.

ЖурналЗатратыРесурсов.pngКатегории и свойства (УД)



Поиск документов

Форма поиска предназначена для поиска документов по фрагменту темы, содержания или комментария. Для вызова формы воспользуйтесь кнопкой Бинокль в командной панели журнала.

Форма поиска документов

Следует указать виды документов, среди которых будет производится поиск. Также можно установить отбор по автору документа, делу, дате создания документа. При нахождении заданного в поле «Максимум» количества документов поиск будет остановлен.

В окне результатов выводятся заголовки документов и фрагменты текста, содержащие найденные слова.

Отчеты

Отчет "Исполнение задач" (УД)