Порядок работы с табелем учета рабочего времени (УАУ)

Использование табеля

Для ввода данных об отработанном сотрудниками времени используется документ Табель учета рабочего времени (Меню Журналы > Зарплата и кадры > Табели учета времени).

Табель учета рабочего времени используется системой в качестве поставщика исходных данных для расчета заработной платы. В табеле отслеживается изменение периодических реквизитов сотрудника, которые передаются документу Зарплата. Основной расчёт.

Расчет заработной платы возможен и без ведения табеля. В этом случае начисление будет производится документами в соответствии с реквизитами, действующими на дату формирования данного документа без учета изменений в течении месяца.

Заполнение табеля

В одном месяце в системе может быть введено несколько табелей. Такое разбиение табеля на несколько документов делается для удобства пользователей. Заполнение табличной части документа производится в зависимости от установленных фильтров на закладке «Опции формирования». Например, при установленном графике работы в табличную часть документа попадут только те сотрудники, чей график работы совпадает с указанным. То же касается и остальных реквизитов.

При автоматическом заполнении документа учитываются праздничные дни, информация о переносах рабочих дней, содержащаяся в соответствующих справочниках, а также особые дни (часы), определенные ранее введенными документами (расчёт больничных и отпускных).

При заполнении табеля учитывается изменение периодических реквизитов сотрудника, а именно, изменение в течение периода места работы сотрудника, изменение оклада, коэффициента или часового тарифа сотрудника. Если в течение периода изменение данных реквизитов происходило, то в табеле для данного сотрудника будет сформировано несколько строк. Каждая строка содержит отработанные сотрудником дни и часы на определенном месте работы с определенным окладом, тарифной ставкой или коэффициентом.

Например, если сотруднику с 15-го числа расчетного периода был установлен новый оклад, то при автоматическом заполнении табеля для данного сотрудника будут сформированы две строки. В первой строке будут содержаться отработанные часы с 1-го по 14-е число, соответствующие отработанному времени со «старым» окладом. Во второй строке, отработанные часы, начиная с 15-го числа, соответствующие «новому» окладу.

Ссылка на табель используется в документе Зарплата. Основной расчёт. Таким образом, зафиксированные табелем изменения реквизитов сотрудника учитываются при расчете зарплаты. Каждой строке табеля по данному сотруднику будет соответствовать отдельная строка в документе Зарплата. Основной расчёт.

Следует отметить, что автоматическое отслеживание изменений периодических реквизитов сотрудника производится только при заполнении табеля с помощью элемента управления «Сформировать». При вводе информации в табель путем добавления новой строки вышеупомянутые реквизиты сотрудника устанавливаются по состоянию на дату документа и их изменения в течение периода не учитываются.

Корректировка табеля

После автоматического формирования табеля возможна его корректировка в определенных пределах. При повторном нажатии «Сформировать», все внесённые изменения теряются.

Ввод нового сотрудника (новой строки табличной части) производится клавишей «Ins».

Редактирование ячеек табеля может осуществляться следующими способами:

• Клавишей «Enter». Текущий день становится доступным для редактирования. Можно ввести количество часов отработанных в данном дне. Для того чтобы ввести в данную ячейку информацию об особом дне следует нажать клавишу «F4» (левой кнопкой мыши, установив курсор на появившуюся кнопку). В появившемся меню выбрать «Особый день» и далее конкретный вид особого дня.
• Методом «быстрой установки». Быстрая установка происходит при использовании сочетания клавиш «Alt» и клавиш «0» … «9» для установки рабочих часов, «у» — для установки «дней в увольнении», «о» — для установки «отпускных», «б» — для установки «больничных», «к» — для установки «командировочных дней». Для других видов особых дней быстрая установка невозможна.
• Методом заполнения дня на основании предыдущего (соответствующий элемент управления в нижней части документа). Обычно такой метод используется для заполнения небольшого количества идущих подряд особых дней.
• Методом быстрого заполнения дней/часов (соответствующий элемент управления в нижней части документа). Выделенная ячейка принимает значение, установленное донным элементом управления
• Методом заполнения строки/колонки (элемент управления «Заполнить» в нижней части документа). Заполнение таким способом производится для больших отрезков идущих подряд дней одного типа.

Корректировка особых часов

При необходимости, корректируются особые часы сотрудников (закладка «Особые часы» справочника «Сотрудники»). Список особых часов содержится в справочнике Особые часы. При заполнении документа автоматически заполняются часы соответствующие вредным условиям труда, определяемые штатным расписанием (отключить автоматическое заполнение можно в диалоговой форме элемента «Место работы»).

При изменении количества отработанных часов сотрудника автоматически пересчитываются и его «вредные» часы. Кроме того, «вредные» часы сотрудника могут быть установлены вручную.

При редактировании отработанных часов всегда происходит пересчет "вредных" часов, поэтому их рекомендуется устанавливать только после окончательного изменения отработанных часов.

Остальные виды особых часов автоматически не заполняются и должны быть установлены пользователем.

Информация об особых часах используется для расчета различных доплат за особые часы. Непосредственно способ расчета доплаты определяется в справочнике Особые часы. Сам расчёт доплат за особые часы осуществляется в документах Зарплата. Основной расчёт и Зарплата. Прочие начисления, в этом случае в документах обязательно должна быть ссылка на табель, содержащий информацию об особых часах.

Информация об особых днях также может быть использована для расчета суммы начислений. Для этого в справочнике Кадровые (особые) дни следует установить для данного вида особого дня соответствующий вид начисления. Данный вид начисления, в свою очередь, должен определять способ расчета суммы начисления за особый день. Непосредственно расчет начислений осуществляется в документе Зарплата. Прочие начисления.